Organisaation liiketoiminnan johtaminen

Johtaminen jakaantuu kahteen osa-alueeseen: 1) asioiden johtamiseen (management) ja 2) ihmisten johtamiseen (leadership). Tässä yhteydessä kysymys on liiketoiminnan johtamisesta – ei ihmisten johtamisesta. Henkilöstöjohtaminen on asia, jota ei tässä yhteydessä käsitellä.

Liiketoiminnan johtamisen rooli ja merkitys

Liiketoiminnan johtamisen rooli ja merkitys tässä yhteydessä:

• Asettaa liiketoiminnan tavoitteet ja määrittelee toimenpiteet niiden saavuttamiseksi: mihin organisaatio pyrkii, miksi se on olemassa
• Määritellä liiketoiminnan kehittämisen periaatteet, joiden mukaan liiketoimintaa kehitetään ja joiden mukaan toimitaan käytännössä
• Jäsennellä liiketoiminta osa-alueisiin, jotka ovat organisaation olemassaolon kannalta merkityksellisiä: mitä asioita organisaatio tekee, ja mitä se tarjoaa asiakkailleen.

Nämä johdon määrittelemät ylätason suuntaviivat ohjaavat kuinka organisaatiota kehitetään, ja vaikuttavat siihen, miten organisaatio toimii ja mikä on sen rakenne. Näiden asioiden yhteisvaikutuksesta muodostuu johdon merkityksellisin tehtävä ja arvo organisaatiolle, joka parhaimmillaan:

• Ohjaa organisaation liiketoiminnan hallintaa kokonaisuudessaan sisältäen: liiketoiminnan johtamisen ja -kehittämisen sekä operatiivisen toiminnan.

Tässä yhteydessä kysymys on ensisijaisesti liiketoiminnan johtamisesta – paino sanalla toiminta. Ihmisten johtaminen on asia erikseen, siinä on kyse henkilöstöhallinnollisista asioista, henkilöstöjohtamistesta. Liiketoiminnan johtaminen puolestaan on koko organisaation olemassaolon, menestymisen ja suoriutumisen kannalta se kaikkein tärkein asia. Kaikkeen toimintaan liittyy toiminnan johtaminen, ja se on aina liiketoimintajohdon asia. Liiketoimintajohto sitten käyttää tukena asiantuntijoita tarvitsemallaan tavalla. Oletuksena tässä on, että organisaatiossa on toimija, taho, jota voidaan kutsua liiketoimintajohdoksi. Ellei näin ole, organisaatiosta on löydettävä se taho, tai taso ihmisiä, jotka tekevät liiketoimintaa ohjaavia ja siihen vaikuttavia päätöksiä.

Tässä yhteydessä kysymys on liiketoiminnan johtamisesta – ei ihmisten johtamisesta!

Liiketoiminnan johtamisen tehtävät

Liiketoiminnan johtamisen tehtävä on määritellä:

• MITÄ on se liiketoiminta, johon organisaatio osallistuu (tehtävänsä ja/tai missionsa mukaan)
• MITÄ toiminnallisia asioita (vrt. Kyvykkyyksiä) organisaation tulee omata, kyetäkseen toimimaan tuossa liiketoiminnassa.

Nämä ovat liiketoiminnan jäsentelyä. (Vrt. “Governance defines what”)

Mitä on “liiketoiminnan jäsentely“?

• Organisaation johdon tehtävä on määritellä mikä on se liiketoiminta, jossa organisaatio on mukana, johon organisaatio osallistuu
  • Huom! Paino sanalla toiminta
• Organisaation toiminnallisten osakokonaisuuksien määrittely on liiketoiminnan jäsentelyä
  • Huom! Toiminnallisten osakokonaisuuksien – ei rakenteellisten!
• Kaiken toiminnan edellytyksenä on, että ymmärretään mikä on organisaation toiminnallinen rooli ja merkitys
• Liiketoiminnan ymmärtäminen lähtee siitä, että katsotaan mitä toimintaa siihen kuuluu
• Kun toiminnallinen ymmärrys on saavutettu, sitten tarkastellaan mitä resursseja näihin toiminnallisiin osakokonaisuuksiin kuuluu
  • Resurssit ovat toiminnallisia ja rakenteellisia elementtejä, jotka kuuluvat johonkin osa-kokonaisuuteen

Liiketoiminnan johtaminen, kehittäminen ja operatiivinen toiminta

Kaikkien organisaatioiden, yksiköiden, tiimien ja ryhmien toiminnassa on tunnistettavissa nämä kolme ulottuvuutta, jotka esiintyvät jossain muodossa kaikessa tavoitteellisessa toiminnassa:

1. Toiminnan johtaminen
2. Toiminnan kehittäminen
3. Operatiivinen toiminta

Liiketoiminnan johtamisen ohjausvaikutuksen avulla tapahtuvan toiminnan kehittämisen seurauksena parannetaan operatiivisen toiminnan tehokkuutta.

Toiminta

Varsinainen operatiivinen toiminta on organisaation päivittäinen palveluiden tuottaminen, joihin henkilöstö osallistuu, jossa hyödynnetään tietoja, joita käsitellään IT-järjestelmillä. Operatiivisessa toiminnassa tulee keskittyä asiakasarvon tuottamiseen, eli ns. operatiivisten arvovirtojen virtaustehokkuuteen (Operational Value Streams). Tällöin päähuomio on organisaation loppuasiakkaassa, eli niissä asiakasryhmissä, jotka käyttävät organisaation palveluita ja/tai tuotteita ja saavat niistä hyötyä.

Toiminnan kehittäminen

Operatiiviseen toimintaan kohdistuu jatkuvasti muutoksia, joita viedään läpi kehittämistoiminnalla. Mitä paremmin toiminnan kehittäminen on organisoitu, sitä nopeammin organisaatio mukautuu muutoksiin ja kykenee palvelemaan asiakkaitaan. Kehittämistoiminnassa tulee keskittyä asiakkaalle arvoa tuottavien palveluiden ja/tai tuotteiden toteuttamiseen, eli ns. kehittämisen arvovirtoihin (Development Value Streams).

Toiminnan johtaminen

Liiketoiminnan johtaminen ohjaa toiminnan kehittämistä ja operatiivista toimintaa. Toiminnan johtaminen määrittelee mitä organisaatio tekee, ja miksi se tekee sitä mitä tekee. Toiminnan johtamisen tärkein tehtävä on siis määrittää tavoitteet ja strategiset toimenpiteet tavoitteiden saavuttamiseksi, eli mihin organisaatio tähtää ja millä keinoin se aikoo sinne päästä. Tällöin kysymys on päämärästä ja reittisuunnitelmasta. Näiden lisäksi toiminnan johtaminen luo perustan kaikelle toiminnalle ja sen kehittämiselle organisaatiossa. Tämä tapahtuu liiketoiminnan jäsentelyn avulla.

Liiketoiminnan jäsentelyssä määritellään ne organisaation toiminnan kannalta keskeiset osa-alueet, joilla organisaatio toteuttaa tehtäväänsä, ts. tavoitteidensa mukaista toimintaa. On huomattava, että liiketoiminnan jäsentelyssä ollaan hyvin ylätasolla. Oleellista on määritellä ensin toiminta. Eli miten organisaatio jäsennellään toiminnallisesti. Rakenne määritellään myöhemmin erikseen, kun organisoidutaan toiminnallisen jäsentelyn mukaisesti. Rakenne ei saa ohjata toimintaa. Rakenteella tarkoitetaan liiketoiminnan johtamisen, eli ylätason tarkastelun tasolla, resursseja (yksiköt, järjestelmät jne.).

Organisaatiossa on kahdenlaista “toimintaa”: 1) Operatiivista toimintaa ja 2) Kehittämistoimintaa.

Molemmat ovat osa liiketoimintaa:

• Operatiivinen toiminta on liiketoiminnan toteuttamista käytännössä. Sitä miten organisaation henkilöstö sekä palvelut ja/tai tuotteet toimivat päivittäin. Liiketoimintamallin mukaisen toimintamallin toteuttamista käytännössä.
• Kehittämistoiminta on operatiivista toimintaa parantavien tai uudistavien kehittämistoimenpiteiden tekemistä: palveluiden ja/tai tuotteiden sekä toimintamallien kehittämistä ja muutosten läpiviemistä (muutostarve -> konsepti -> toteutus -> tuotanto).

Toiminnan ja rakenteen erottaminen (Behavior & Structure)

Liiketoiminnan johtamisen ja kehittämisen kannalta on tärkeätä kyetä erottamaan “toiminta rakenteesta”. Tämä on liiketoiminnan jäsentelyn kannalta ensiarvoisen tärkeätä. Ensisijaisesti on ymmärrettävä, miten organisaatio toimii kokonaisuudessaan. Toissijaista on, miten ollaan organisoiduttu toteuttamaan toimintaa. Organisaation olemassaolo perustuu – ei rakenteeseen – vaan toimintaan, jolla se toteuttaa liiketoimintamalliaan ja/tai tehtäväänsä. Kun organisaation ydinliiketoimintaan liittyvät toiminnalliset osa-alueet (osakokonaisuudet) on ensin määritelty, sitten niihin kuhunkin voidaan kytkeä määrättyjä rakenteellisia asioita, jotka varsinaisesti “suorittavat” toimintaa.

Organisaation toiminnallisia (behavioral) elementtejä ovat mm. palvelut ja prosessit. Organisaation rakenteellisia (structural) elementtejä ovat toimijat, tiedot, järjestelmät ja teknologiat.

Ellei liiketoimintaa jäsennellä “toiminnallisin perustein”, vaarana on, että lopputulos heijastaa rakennetta (Conwayn lain mukaan). Tällöin organisaatio on jäsennelty a) valtarakenteiden ja b) järjestelmien mukaan. Edellisessä organisoituminen perustuu valtarakenteisiin, ja jälkimmäisessä organisoituminen muotoutuu kehitettävien järjestelmien mukaan.

• Ongelma: organisatorinen siiloutuminen
  • On tyypillistä, että organisaatiorakenne heijastuu järjestelmärakenteeseen (ns. Conwayn laki)
  • Tämä johtaa siiloutumiseen, jossa yksikkörajat hidastavat ja vaikeuttavat kokonaisuuden kehittämistä, kommunikaatiota jne.
  • Tämä on ongelmallista erityisesti laajoissa, organisaatiotasoisissa kehittämiskohteissa, joiden riippuvuusvaikutukset ylittävät yksikkörajoja
• Ratkaisu: käänteinen Conway-manööveri
  • Organisoituminen operatiivisen arvovirran mukaisesti, ts. toiminnan mukaan
  • Kehittäminen ja johtaminen määräytyy toiminnallisin perustein, arvovirran mukaan
  • Kun toteutetaan muutoksia arvovirtaan, samalla tulee automaattisesti huomioitua muutosvaikutukset koko end2end putken osalta: seurauksena kehittäminen tehostuu

Liiketoiminnan jäsentelyn tulisi perustua liiketoiminnan kannalta merkityksellisten toiminnallisiin kokonaisuuksiin. Tällaisia ovat ylimmällä tasolla operatiiviset arvovirrat. Ne muodostuvat vaiheista, joihin voidaan kytkeä toiminnallisia osakokonaisuuksia eli osa-alueita. Ne ovat itsenäisiä osa-alueita, joita voidaan kehittää ja hallita erillisinä “toiminnallisina yksikköinä”. Näiden osa-alueiden eli kyvykkyyksien tunnistaminen on liiketoiminnan jäsentelyn perusta, minimivaatimus organisaation liiketoiminnan ymmärtämiselle. Tämän pohjalta organisaation liiketoimintaa voidaan johtaa ja kehittää. Tässä mielessä liiketoiminnan jäsentely on johdon tärkeimpiä tehtäviä.

Liiketoiminnan johtaminen käytännössä

Kokonaisvaltaisessa kehittämisessä on kysymys organisaation liiketoiminnasta, ihmisistä ja IT:stä. Tätä kokonaisuutta on hyödyllisintä tarkastella kokonaisvaltaisesti, jolloin kaikki asiat huomioidaan aina kun jotain muutoksia ollaan suunnittelemassa organisaatioon.

Yleisesti ottaen johtamiseen liittyen erotetaan a) asioiden johtaminen ja b) ihmisten johtaminen. Tässä yhteydessä kysymys on ensisijaisesti liiketoiminnasta ja sen johtamisesta. Liiketoiminta, paino sanalla toiminta, on syy organisaation olemassaololle.

Kuitenkin, organisaatio on kokonaisuus, joka muodostuu liiketoiminnasta, ihmisistä ja IT-järjestelmistä (kuva). Tätä kokonaisuutta on hyödyllisintä tarkastella kokonaisvaltaisesti. Vain siten kyetään tehokkaimmin kehittämään liiketoimintaa. Mikäli jokin osa-alue korostuu liikaa tai jää vähäiselle huomiolle, kokonaisuus kärsii. On huomattava kuitenkin, että liiketoiminta on ensisijainen, primäärinen osa-alue. Liiketoiminta on se syy, jonka vuoksi organisaatio on olemassa. Ja vielä tarkemmin: organisaation liiketoiminnan tarjoamia palveluita ja/tai tuotteita hyödyntävät asiakkaat ovat juurisyy organisaation olemassaololle. Siksi asiakaslähtöinen liiketoiminnan kehittäminen on ensiarvoisen tärkeätä käytännössä, kaikki muut asiat liittyvät siihen joko suoraan tai välillisesti. Toiminnan johtamisella tuleekin vaikuttaa siihen, että organisaation toimintaa kehitetään asiakastarpeita seuraten.

Kun organisaatiota tarkastellaan mekaanisena systeeminä, voidaan esittää, että organisaatio on olemassa ensisijaisesti toiminnan vuoksi, että se tekee jotakin. Organisaatio ei ole olemassa ihmisten vuoksi: ei henkilöstön vuoksi, että heillä olisi työpaikka. Organisaatio on olemassa siksi, että on asiakkaita (ihmisiä), jotka tarvitsevat jotakin jota organisaatio voi heille tarjota. On kuitenkin tiedostettava organisaation systeeminen luonne: kun henkilöstö on osaavaa ja tyytyväistä, se toimii laadukkaasti, jonka myötävaikuttaa hyvän asiakaskokemuksen syntymiseen. Toisin sanoen: henkilöstökokemus vaikutta asiakaskokemukseen. Mutta asiakaskokemukseen vaikuttaa ensisijaisesti organisaation palveluiden ja/tai tuotteiden laatu: kuinka hyvin ne vastaavat asiakkaan tarpeeseen ja tuottavat asiakkaalle arvoa. Tässä mielessä asiakkaan tarpeiden ymmärtäminen on hyvien palvelujen tarjoamisen kannalta tärkeää.

Huom! Ihmiset tarkoittavat tässä laajasti ajateltuna kaikkia ihmisryhmiä, kuten henkilöstöä, kumppaneita sekä asiakkaita. Mutta liiketoiminnan johtamisen kannalta kyse on organisaation henkilöstöstä, jonka määrään ja laatuun on mahdollista vaikuttaa suoraan (henkilöstömäärään, osaamiseen).

Liiketoiminnan johtaminen on kokonaisuus, jota voidaan luonnehtia seuraavasti:

1. Lähtökohta on liiketoimintaympäristön ja asiakkaan ymmärrys,
2. Liiketoiminta- ja asiakasymmärryksen pohjalta voidaan nähdä ja asettaa strategiset suuntaviivat ja tavoitteet, tehdä toimintasuunnitelmat, sekä laatia kehittämistä ja toimintaa ohjaavat periaatteet,
3. Edellisten pohjalta voidaan jäsennellä organisaation toiminta tarvittaviin liiketoiminnallisiin osa-alueisiin, joiden avulla kyetään suorittamaan tavoitteiden mukaisia asioita operatiivisessa toiminnassa.

Tällöin on kyse paitsi strategisesta johtamisesta (eli liiketoiminnan pitkän ajan tavoitteiden johdonmukaisesta toteuttamisesta), mutta myös liiketoiminnan jäsentelystä, johon kaikki muu organisaation toiminta ja rakenne perustuu. Liiketoiminnan jäsentely onkin toiminnan johtamisen merkityksellisimpiä tehtäviä. Liiketoiminnan jäsentely on konkreettinen keino muotoilla organisaation toiminta siten, että ymmärretään mitä on se liiketoiminta, johon organisaatio osallistuu, jota johdetaan ja kehitetään, ja josta muodostuu lopulta organisaation päivittäinen toiminta – operatiivinen toiminta.

Organisaatio on olemassa siksi, että se tarjoaa asiakkailleen lisäarvoa tuottavia palveluita ja/tai tuotteita. Tässä mielessä organisaation asiakaslähtöisen liiketoiminnan kehittämisen tulisi olla tärkein kehittämistoimintaan vaikuttava asia.

Liiketoiminnan johtamisen ja -kehittämisen sekä operatiivisen toiminnan kokonaisuus

Liiketoimintalähtöinen organisaation tarkastelu (liiketoimintalähtöinen arkkitehtuuri)

Liiketoiminnan johtaminen ja -kehittäminen sekä operatiivinen toiminta ovat jatkumo, jossa organisaatiota tarkastellaan systeemisenä kokonaisuutena. Tällöin puhutaan kokonaisvaltaisesta kehittämisestä, jossa taustalla on systeemiajattelu (systems thinking). Tässä lähestymistavassa huomioidaan, että “kaikki vaikuttaa kaikkeen”, ja kaikilla organisaation toiminnallisilla ja rakenteellisilla elementeillä on vuorovaikutussuhteita.

Käytännön tasolla organisaation kokonaisvaltaista kehittämistä voidaan tarkastella liiketoimintamallin ja operatiivisen toimintamallin avulla (kuva ohessa.) Näiden mallien avulla voidaan paremmin hahmottaa, mitkä asiat liittyvät ylätason liiketoiminnan johtamiseen ja liiketoiminnan jäsentelyyn, ja mitkä asiat liittyvät operatiiviseen toimintaan.

Liiketoiminnan johtamisen, -kehittämisen ja operatiivisen toiminnan muodostaman kokonaisuuden suhteita avaa oheinen kuva. Kuvasta käy ilmi mm. kuinka:

• Strategisella tasolla määritellään organisaation suunta: kaikki alkaa organisaation tavoitteista. Tavoitteet on johdettu organisaation missiosta, tehtävästä, joka puolestaan määrittelee organisaation olemassaolon oikeutuksen, ja vastaa perustavaa laatua olevaan kysymykseen: miksi. Varsinainen strategia muotoillaan toimenpiteillä, jotka johto määrittelee kaiken toiminnan perustaksi. Suuntaa tarkennetaan toimintaympäristön muutosten mukaan.
• Liiketoimintamallin avulla tunnistetaan ylätasolla asiakasryhmät ja määritellään arvon muodostuminen. Tunnistetaan mitä asioita organisaatiossa tulee olla, jotta se voi toteuttaa tavoitteidensa mukaista toimintaa.
• Toimintamallin avulla määritellään miten ja millä käytännössä toimitaan, eli muotoillaan operatiivinen toiminta tavoitteiden ja liiketoimintamallin mukaan.

Organisaation strategian, liiketoimintamallin (Business Model) ja operatiivisen toimintamallin (Operational Model / Operating Model) määrittelyt ovat liiketoiminnan johtamisen, -kehittämisen ja operatiivisen toiminnan perusteita. Näiden laatiminen on johdon tärkein tehtävä.

Ylätasolla, korkeimmalla abstraktiotasolla, organisaation liiketoiminta jäsennellään operatiivisten arvovirtojen kautta.

1. Tunnistetaan organisaation operatiiviset arvovirrat vaiheineen, kukin vaihe tuottaa määrättyä arvoa
2. Kunkin arvovirran jokaiseen vaiheeseen kytketään tarvittavat kyvykkyydet (ts. liiketoiminnan osa-alueet)

Näin saadaan määriteltyä organisaation liiketoiminta korkealla ja karkealla tasolla. Tämä liiketoiminnan jäsentely on liiketoimintajohdon tehtävä.

Tämän jäsentelyn avulla voidaan määritellä kunkin yksittäisen kyvykkyyden osalta siihen liittyvät resurssit (aineelliset ja aineettomat). Nämä resurssit voidaan sitten tarkentaa organisaation operatiivisen toiminnan elementteihin (liiketoiminnan palvelut ja/tai tuotteet, prosessit ja toiminnot, toimijat, tiedot, järjestelmät jne.).

Liiketoiminnan johtaminen ja ihmisten johtaminen – johtamisen dimensiot

Liiketoiminnan johtamisen painopiste on siis toiminnassa: organisaation toiminnan perusteiden luomisessa. Tähän ei välittömästi liity ihmisten johtaminen, jota esiintyy kaikkialla ja kaikilla tasoilla organisaatiossa. Tiimitasolla puhtaan itseohjautuvuudesta, joka voi tarkoittaa, ettei tarvita mitään erillistä johtamista. Tiimi johtaa itse itseään. Kukin henkilö johtaa itse itseään. Vain tuotokset merkitsevät. Jos tiimillä (ja koko organisaatiolla) on selkeät tavoitteet, joiden toteutumiseen liittyviä tehtäviä seurataan (esim. Kanbanilla), ei ole merkitystä missä, milloin ja miten tehtävät tehdään. Kunhan ne tehdään. Silloin lopputulokset ratkaisevat. Lopputulosten perusteella voidaan nähdä ja arvioida onko tehty sitä mitä piti, tai onko mitään tehty (on vain puhuttu tekemisestä palavereissa).

Organisaatioiden johtamisen tutkija Perttu Salovaara esittää, että “organisaatioita pitäisi muotoilla litteämpään, vähemmän hierarkkiseen suuntaan”. Sillä paras osaaminen on siellä missä on asiantuntijuus itse tekemiselle: tiimitasolla, ruohonjuuritasolla. “Pitäisi luopua ajatuksesta, että on joku taho (henkilö tai ryhmä, esim. ylempänä organisaatiohierarkiassa), joka tietäisi paremmin”. Ei ole. Ne jotka tekevät jotakin käytännössä, usein tietävät parhaiten. Ihmisten osaamista tulisikin arvostaa. Tähän voidaan vaikuttaa liiketoiminnan johtamisella siten, että luotetaan ihmisiin ja annetaan heille vastuuta. Liiketoiminnan johtamisessa tulisikin välttää ns. “mikromanageeraamista”, jossa puututaan asioihin jotka asiantuntijoiden, syväosaajien tulisi pystyä itsenäisesti ratkaisemaan – omalla ammattiosaamisellaan. Yleisesti ottaen johtamiseen liittyen erotetaan a) asioiden johtaminen ja b) ihmisten johtaminen. Tässä yhteydessä on kyse asioiden, eli toiminnan, johtamisesta.

Toiminnan johtaminen on jatkuvaa keskeneräisyyden ja epävarmuuden kanssa elämistä. Tämä edellyttää epätäydellisyyden hyväksymistä ja epäonnistumisen sietämistä. Mutta tässä auttaa vain oikea asenne ja tavoitteellinen toiminta. On yritettävä asettaa tavoitteita ja toteuttaa niitä, koska muuta ei voi. [Alf Rehn, Johtajuuden ristiriidat]

Huom! Erotetaan johtamisen ulottuvuudet: liiketoiminnan johtaminen ja ihmisten johtaminen.

• Liiketoiminnan johtaminen on organisaation olemassaoloon liittyvää:
  • mikä on se liiketoiminta, jossa organisaatio on mukana?
  • miten organisaatio tuottaa arvoa asiakkaille?
  • mille asiakasryhmille organisaatio tarjoaa mitäkin palveluita ja/tai tuotteita?
  • miten organisaatio tuottaa palveluita ja/tai tuotteita?
  • miten organisaatio toimii?
• Ihmisten johtaminen liittyy sisäisten toimijoiden eli organisatoristen rakenteiden hallintaan.
  • millä organisaatiorakenteilla suorittaa toimintaansa

Ensin tulee jäsennellä mikä on se organisaation toiminta, jota määrätyillä rakenteilla toteutetaan. Tämä liiketoiminnan jäsentely on organisaation johdon tärkein tehtävä.

Eli erotetaan organisaation toiminta ja rakenne myös johtamisen tasolla:

• Toiminalliset elementit liittyvät organisaation tehtävään ja liiketoiminallisiin syihin olla olemassa
• Rakenteelliset elementit liittyvät em. toiminnan suorittamiseen

Liiketoiminta on syy miksi organisaatio on olemassa. Rakenne on seurausta tämän liiketoiminnan suorittamisesta käytännössä. Tässä mielessä organisaation liiketoiminnan johtamisen ja kehittämisen kannalta on oleellista jäsennellä liiketoiminta “toiminnallisin perustein” (jolloin organisoituminen tapahtuu myös toiminnallisin perustein, liiketoiminnan mukaan), ei “rakenteellisin perustein” (jolloin ensin organisoidutaan valtarakenteiden mukaisesti).

Tässä yhteydessä kysymys on ensisijaisesti liiketoiminnan johtamisesta – ei ihmisten johtamisesta!

Lisätietoja ja reunahuomautuksia

Toiminnan johtaminen, toiminnan kehittäminen ja operatiivinen toiminta muodostavat kokonaisuuden

Kokonaisvaltainen ajattelu – systeemiajattelu

“Toiminnan kehittämisen peruskivet ovat pitäneet pintansa vuosikymmenestä toiseen. Ensi kädessä on kyse systeemiajattelusta ja syy-seuraussuhteiden ymmärtämisestä, luonnontieteen periaatteista, jotka on tunnettu jo satoja vuosia.”

“Siinä missä aiemmin puhuttiin vaikkapa laatujohtamisesta ja prosessijohtamisesta, nyt esillä on Lean, jatkuva parantaminen ja ketteryys. Varsinaisessa sisällössä ja työkaluissa on tapahtunut aika vähän. Se, missä on opittu, on työkalujen ja menetelmien liittäminen tiiviimmin arjen johtamistoimintaan ja erilaisiin kehittämisrooleihin. Niitä osataan hyödyntää kokonaisuuksina, ja ennen kaikkea muutosjohtamisen osaaminen on noussut kiinteäksi osaksi kaikkea kehittämistä.”

“Tästä on yksinkertaisimmillaan kyse: kaikki lähtee selkeistä tavoitteista ja kirkkaasta suunnasta, ja ilman hyvää johtamista ei mikään organisaatio menesty. Yhteisesti kuvatut ja määritellyt prosessit tarjoavat näkemyksen nykytilasta ja mahdollistavat kaikkien osallistamisen toteutukseen ja sen jatkuvaan kehittämiseen.”

Jatkuvan parantamisen kannalta korostuu organisaation suunnitteluprosessi (kehittämisprosessi / kehittämisen toimintamalli), jonka avulla tavoitteellinen kehittäminen toteutetaan käytännössä (jalkautetaan).

Ajankohtaisia muotitermejä ovat ketteryys ja itseohjautuvuus. Nämäkään eivät korvaa prosesseja ja systeemiajattelun periaatteiden tuntemista. Itseohjaustuvat tiimit toteutuvat vain hyvän johtajuuden kautta, edellytyksiä luoden. (Ja vastaavasti, monet organisaation toimintaan liittyvät ongelmat ovat palautettavissa johtamisen ongelmiin.)

Toiminnan pitää olla johdettua niin, että tavoitteet ja perusprosessit on sovittu yhdessä, tekemistä seurataan vuorovaikutuksessa ja oppiminen ja jatkuva parantaminen on systemaattista.

Prosessit

Prosessijohtamisen perusteissa on kyse systeemiajattelusta, syy-seurausketjun ja suorituskyvyn vaihtelun ymmärtämisestä. Kun prosessit kuvataan, kokonaisuus ja riippuvuudet muuttuvat näkyviksi. Keräämällä dataa ja havainnoimalla prosessia saadaan ymmärrys sen tilasta. Tämä auttaa liiketoiminnan johtoa tekemään parempia päätöksiä ja kehittämään prosessia (eli toimintaa) haluttuun suuntaan.

Toiminnan johtaminen

Toiminnan johtaminen on aina kontekstisidonnaista, eikä yhtä oikeata tapaa ole. Hyvässä toiminnan johtamisessa kuitenkin korostuvat määrätyt tunnuspiirteet ja toimintamallit, kun tavoitellaan operatiivisesti kyvykästä, joustavaa organisaatiota:

• Tee työ näkyväksi: kirkasta tavoitteet ja kuvaa prosessit
• Mene ja katso: ole aktiivinen, liiku etulinjassa, havainnoi hukkaa (Leanin “turha työ ja häiriöt”)
• Kysy miksi: tunnista juurisyitä, nosta esiin poikkeamia, organisoi oppimistilanteita
• Valmenna: haasta, anna oivaltaa, tue, levitä tietoa

Huomionarvoisia asioita:

• Kehitetään toimintaa systemaattisesti
• Osallistetaan porukka jatkuvaan parantamiseen
• Sovitaan ja vakioidaan työtapoja ja jaetaan hyviä käytänteitä, parannetaan työympäristöä ja mahdollistetaan dialogi kehittämisasioiden läpikäynnille
• Aktivoidaan paremmat työtavat

Toiminnan kehittäminen

Toiminnan kehittämisessä lähdetään liikkeelle siitä, mihin ollaan menossa (eli tavoitteiden määrittelystä, ks. tietoisku linkki). Kaiken kehittämisen lähtökohta on se, mitä paremmin koko organisaatio ymmärtää, mikä on meidän tehtävä, minkä tyyppisille asiakkaille ja mitä arvoa tuotamme.

Toisaalta, omien prosessien nykytilan tunteminen on tärkeää, jotta tarvittavista kehittämiskohteista voidaan sopia. Tämä ei ole mitään magiikkaa, vaan hyvää toiminnan johtamista, jonka pitää mennä läpi koko organisaation, osallistaa kaikki.

Kun tehtävänä on liiketoiminnan kehittäminen tai isomman murroksen (disruption) / muutoksen (transformation) läpivienti, vaaditaan paljon laajemmin kykyjä hallita end-to-end arvoketjuja.

[Lähteenä hyödynnetty mm.: Operatiivinen kyvykkyys on strateginen asia – siis johdon asia, Risto Lintula, Aalto-yliopisto, linkki]

Hallinnollinen ihmisten johtaminen on murroksessa. Nykyisin paljon esillä oleva itseohjautuvuus on disruptoinut ihmisten johtamisen roolin ja merkityksen: päätöksentekoa ja oman työn johtamista sälytetään tiimeille, joilla on paras tieto ja taito tehtävien suorittamiseen liittyen. Hallinnollinen johtaminen alkaa olla organisaatioissa tarpeeton lisäkerros. Esihenkilöportaan rooli on muuttunut komentokeskeisestä käskyttämisestä luonteeltaan valmentavaan suuntaan. Aiempi hierarkinen “komenna ja kontrolloi” (command and control) malli on väistynyt, ja tilalle on tullut rivityöntekijöitä arvostava ja vastuuttava käytäntö. Operatiivisessa toiminnassakin asiantuntijat suoriutuvat työtehtävien jakamisesta usein ilman työnjohdollista esihenkilöä. Näin on erityisesti asiantuntijaorganisaatioissa, joissa asiantuntijatyö on vaativaa erikoisosaamista. Poikkeuksena ovat hyvin työvoimavaltaiset toimialat, joissa työ on hyvin suorituskeskeistä ja rutiiniluonteisia, joka sisältää perustason yksinkertaisia työtehtäviä. Tällöin työnjohdollista esihenkilöporrasta tarvitaan edelleen jossain määrin. Yleisesti ottaen päätöksentekoa voidaan ja on syytä hajauttaa, joukkoistaa ja osallistaa, koska osaaminenkin on hajautunut organisaatiossa ruohonjuuritasolle eli asiantuntijatasolle.

Summa summarum

Liiketoiminnan johtaminen on osa organisaation kokonaisvaltaista kehittämistä, joka käsittää kolme ulottuvuutta:

1) liiketoiminnan johtaminen, 2) liiketoiminnan kehittäminen ja 3) operatiivinen toiminta.

Nämä kolme tasoa yhdessä muodostavat kokonaisuuden, jolla organisaation liiketoimintaa johdetaan ja kehitetään sekä toteutetaan käytännössä, päivittäisessä operatiivisessa toiminnassa, kun organisaatio suorittaa tavoitteidensa mukaista (liike)toimintaa.

Organisaation toimintaympäristö muuttuu jatkuvasti. Operatiiviseen toimintaan kohdistuu jatkuvasti muutoksia. Näitä muutoksia (transformaatioita) toteutetaan kehittämistoiminnalla. Liiketoiminnan johtaminen ohjaa kehittämistoimintaa ja operatiivista toimintaa.

• Liiketoiminnan jäsentely määrittelee, MITÄ on se liiketoiminta, jota johdetaan ja kehitetään, jonka operatiivisesta toiminnasta on lopulta kyse; sekä MITÄ toiminnallisia osa-alueita tähän liiketoimintaan kuuluu.
• Tavoitteet on syytä määritellä aina ja kaikessa toiminnassa, ennen kuin mitään aloitetaan. Ne antavat tarkoituksin MIKSI toimitaan niin kuin toimitaan..
• Periaatteet ohjaavat toiminnan kehittämistä ja itse toimintaa, eli MITKÄ asiat vaikuttavat kehittämiseen ja toimintaan.

Liikkeelle kannattaa, ja on syytä, lähteä organisaation tavoitteiden määrittelystä. Tavoitteiden ja lopputulosten määrittely voidaan laatia tavoiteanalyysitaulukkoon (kuva alla).

Tavoiteanalyysitaulukko voidaan laatia eri välineillä (esim. Confluence, tai toimisto-ohjelmistoilla Excel, Powerpoint). Organisaatiossa käytössä oleva tarkoituksenmukaisin väline on paras. Tärkeintä on, että tavoitteet ja lopputulokset on yhdessä määritelty kaikelle (!) tekemiselle, ja että tavoitteet ovat helposti löydettävissä. Ne toimivat selkänojana päivittäisessä kehittämistyössä.