Liiketoiminnan kyvykkyydet (Business Capabilities) ovat toiminnallisia (behavioral) asioita, joita organisaatiossa tulee olla, jotta se voi toteuttaa liiketoimintaansa, ja tuottaa haluttuja lopputuloksia (Outcomes). Kyvykkyys on siis organisaation toiminnallinen osakokonaisuus, organisatorinen komponentti. Se kapseloi sisäänsä toiminnalliset ja rakenteelliset elementit, ja tarjoaa ulospäin palveluita rajapintojensa kautta. Tällainen looginen kokonaisuus kätkee sisäisen toteutuksensa rakenteineen, mutta tarjoaa organisaatiolle määrättyjä loogisesti yhteen kuuluvia toiminnallisuuksia. Liiketoiminnan kyvykkyydessä yhdistyvät liiketoiminta ja IT. Niitä on mielekästä tarkastella yhdessä. Liiketoiminnan kyvykkyyksien avulla tämä onnistuu.
Organisaation kriittiset toiminnot ovat kyvykkyyksiä. Kyvykkyydet sisältävät kaiken (!) muun, toisin sanoen, kyvykkyyksien kautta kaikki muu käy ilmi. Henkilöstö ja tiedot sekä järjestelmät ovat kyvykkyyksien ominaisuuksia (sisältöä). Kyvykkyydet ovat organisaation ominaisuuksia.
Kyvykkyyden määritelmä 1: kyvykkyys on kyky toimia, eli toimintakyky.
Kyvykkyyden määritelmä 2: kyvykkyys on kyky suorittaa toimintaa, eli suorituskyky.
Katso video “Organisaation liiketoiminnan kyvykkyyspohjainen kehittäminen“.
Kyvykkyyden “anatomia”
Kyvykkyyden anatomia on yksinkertaistettu malli keskeisistä elementeistä, jotka tarvitaan, jotta määrättyä organisaation toiminnallisuutta voidaan suorittaa. Liiketoiminnan kyvykkyys on organisaation toiminnallisuus, jonka toteuttamiseen tarvitaan määrättyjä toiminnallisia ja rakenteellisia elementtejä. Näitä elementtejä voidaan tunnistaa kyvykkyyden anatomian kuvaamaan yksinkertaisen mallin avulla.
Liiketoiminnan kyvykkyys koostuu operatiivisen toiminnan elementeistä, jotka toteuttavat kyvykkyyden. Kyvykkyys kapseloi nämä tarkemman tason sisältöelementit, jotta niitä voidaan tarkastella yhdessä. Kyvykkyys on kooste-elementti. Vaikka kyvykkyys on lähtökohtaisesti organisaation strategisen tason abstraktio, kyvykkyys konkretisoituu, kun sen sisältö avataan. Kun kyvykkyys avataan, havaitaan, että sen sisältö vastaa juuri niitä operatiivisen toiminnan kannalta merkityksellisiä elementtejä, joista organisaation operatiivinen toiminta muodostuu.
Kyvykkyyden anatomia eli kyvykkyyden sisällön läpivalaisu oheisessa kuvassa.
Liiketoiminnan kyvykkyyden sisältö
Liiketoiminnan kyvykkyys muodostuu luontevasti yhteen kuuluvista elementeistä, joita on mielekästä tarkastella yhtenäisenä kokonaisuutena. Jokin vetää määrättyjä elementtejä puoleensa. Tämä jokin on tyypillisesti määrätty toiminta, kuten prosessi. Se voi olla myös jokin informaatiokäsite, jonka ympärille muodostuu toiminnallinen kokonaisuus.
Koska kyvykkyys on organisaation toiminnallinen asia, ominaisuus, siksi kyvykkyyden ytimessä on lähtökohtaisesti toiminta, eli prosessit. (Toimintaa kuvataan tyypillisesti prosesseilla, mutta myös toiminnoilla.) Liiketoiminnan kyvykkyys syntyy “tekemisen”, prosessien, ympärille.
Katso video “Kyvykkyyden sisältö“.
Liiketoiminnan kyvykkyyteen voi liittyä yksi tai useampi prosessi. Kuitenkin niin, että nämä prosessit liittyvät samaan toimintaan, tekemiseen. Tähän toimintaan, näihin prosesseihin, liittyvät kaikki muut kyvykkyyteen kytkeytyvät elementit: a) toimijat, eli ihmiset, jotka toimivat juuri näissä prosesseissa, tai ovat niiden asiakkaita, b) palvelut, kun osa toiminnasta tarjotaan ulospäin (asiakkaille), c) informaatio jota toiminnassa käsitellään ja tiedot joita järjestelmät vaihtavat keskenään, d) järjestelmät, joilla toimintaa tuetaan, sekä teknologiat, joilla järjestelmät on toteutettu, ja muut toimintaan liittyvät fasiliteetit ja tarvittava infra, ja e) järjestelmien tarjoamat IT-palvelut, järjestelmäpalvelut sekä rajapinnat.
“Informaatio / tieto” on tässä tarkastelussa ensisijaisesti organisaatiossa käsiteltävä eksplisiittinen tieto, joka voidaan kuvata ja mallintaa käsitemalleilla ja/tai tietomalleilla. Tällaista tietoa toimijat käsittelevät toiminnassa, ja järjestelmät vaihtavat keskenään integraatioissa. “Tiedolla” on kuitenkin toinenkin rooli ja merkitys: organisaatiossa on ns. “hiljaista tietoa”, implisiittistä tietoa (implicit / tacit knowledge), jota ei ole välttämättä dokumentoitu. Tällainen hiljainen tieto liittyy asiantuntijaosaamiseen, ja tällainen tieto voi liikkua ihmisten välillä, kun he ovat vuorovaikutuksessa keskenään. Hiljaista tietoa on syytä pyrkiä dokumentoimaan, jotta toimintaan liittyvä syvällinen sisältöosaaminen ja erityistieto siirtyisi organisaatiossa, eikä henkilöityisi.
Kyvykkyys kapseloi toiminnallisuuden ja siihen liittyvät resurssit. Tässä mielessä kyvykkyys on kuin säiliö (container) tai “kontti”, organisaation liiketoiminnan kannalta merkityksellinen komponentti.
Katso video “Kyvykkyyden toiminta ja resurssit“.
Liiketoiminnan kyvykkyyden sisältöä ei tarvitse lukita määrättyihin elementteihin, tai kuusikulmion (hexagon) muotoon. Mutta toisaalta, asioiden ymmärtämisen ja läpikäymisen helpottamiseksi on yleisesti ottaen hyödyllistä “ankkuroida” asia määrättyyn visuaaliseen muotoon ja sisältöön. Juuri tästä syystä kyvykkyyden “anatomia” perustuu kuusikulmioon, koska tämä rakenne on joustava: se on samalla kompakti ja riittävän laaja. Lisäksi, kuusikulmioista muodostuu “kennosto”, joka luo mielikuvan laajasta kokonaisuudesta, joka koostuu yksittäisistä osista.
Kyvykkyys on ensisijaisesti organisaation toiminnallinen asia, eli se kuvaa mitä organisaatio tekee.
Liiketoiminnan kyvykkyydet ovat organisaatiotasoisen tarkastelun ytimessä
Liiketoiminnan kyvykkyydet ovat organisaatiotasoisia, uniikkeja. Ne ovat luonteeltaan verrattain pysyviä (stabiileja). Ne muuttuvat harvoin, silloin kun organisaation liiketoiminta muuttuu. Kyvykkyyksien sisällä olevat asiat ovat muuttuvia (volatiileja). Sisäiset elementit voivat muuttua jatkuvasti, aina kun tehokkaampia tapoja löydetään. Yleisesti ottaen: se mitä tehdään, muuttuu harvoin. Se miten tehdään, voi muuttua usein.
Uusia kyvykkyyksiä tarvitaan esimerkiksi silloin, kun organisaatioon luodaan uutta liiketoimintaa, tai jos toimintaympäristö muuttuu merkittävästi.
Liiketoiminnan kyvykkyydet ovat ensisijaisesti toiminnallisia asioita, ne vastaavat kysymykseen mitä asioita organisaatiossa tulee olla. Ne eivät lähtökohtaisesti ilmennä sitä, miten toimitaan tai miten on organisoiduttu. Siksi liiketoiminnan kyvykkyydet soveltuvat erityisen hyvin ylätason abstraktiin tarkasteluun, jossa organisaation liiketoimintaa lähdetään tarkastelemaan strategiselta ja liiketoimintamallin (Business Model) tasoilta. Kuitenkin, kyvykkyyksiin sisällytetään niihin kuuluvia elementtejä, jolloin kyvykkyyspohjainen lähestymistapa kattaa myös operatiivisen toiminnan, eli toimintamallitasoisen (Operating Model) tarkastelun.
Liiketoiminnan kyvykkyydet toteutetaan organisaation resursseilla. Resurssit voivat olla aineellisia tai aineettomia. Ne voivat olla luonteeltaan fyysisiä, taloudellisia tai henkilöstöön liittyviä. Kyvykkyydet sekoitetaan helposti osaamiseen, mutta erilaiset kompetenssit liittyvät toimijarooleihin, joiden kautta nämä asiat ovat osa kyvykkyyttä, eivät itse kyvykkyyksiä. Kyvykkyydet saatetaan sekoittaa myös moniin muihin tapoihin jäsennellä organisaation liiketoimintaa, kuten palvelualueisiin, prosessialueisiin tai toimintoihin/funktioihin (Business Functions), tai jopa organisaatiorakenteisiin kuten yksiköihin. Mutta kysymys on lopulta organisaation ylätason jäsentelystä, ja liiketoiminnan kyvykkyys on vakiintunut käsite kuvaamaan näitä organisaation toiminnallisia osia. Ylemmälle tarkastelun tasolle ei ole mielekästä mennä: kun ollaan pohjoisnavalla, ei voida mennä enää pohjoisemmaksi.
Kyvykkyyspohjainen liiketoiminnan jäsentely on linjassa kaikkien muiden jaotteluiden kanssa. Tämä saattaa aiheuttaa hämmennystä sikäli, että onko kyseessä päällekkäinen jäsentely? Miten eri asiat liittyvät toisiinsa? Kyseessä on täydentävä jaottelu: liiketoiminnan kyvykkyydet sisältävät kaikki oleelliset asiat, joita on tarkoituksenmukaista tarkastella yhtenä kokonaisuutena: palvelut, prosessit, toimijat, tiedot ja järjestelmät. Näin ollen kyvykkyyspohjainen tarkastelu on perustavaa laatua oleva organisaation liiketoiminnan jäsentelyn lähestymistapa.
Liiketoiminnan kyvykkyydet auttavat kohdistamaan huomion organisaation liiketoiminnan kannalta keskeisiin toiminallisiin osakokonaisuuksiin, kaikilla tasoilla: strategiselta liiketoiminnan johtamisen tasolta operatiiviseen toimintaan asti. Liiketoiminnan palveluista ja prosesseista aina järjestelmiin, ja niiden teknologioihin asti. Liiketoiminnan kyvykkyyksissä yhdistyy kaikki se mikä on oleellista operatiivisen toiminnan, sen kehittämisen ja johtamisen kannalta.
Liiketoiminnan kyvykkyydet sisältävät sen mikä on merkityksellistä
Liiketoiminnan kyvykkyydet ovat juuri niitä asioita, jotka yhdistävät strategisten tavoitteiden, liiketoimintamallin ja operatiivisen toiminnan yhdeksi jatkumoksi. Näin siksi, että liiketoiminnan kyvykkyydet sisältävät kaikki (!) ne asiat, jotka tarvitaan, jotta organisaatio voi toteuttaa määrättyä toimintaa.
Yksittäinen liiketoiminnan kyvykkyys sisältää kaikki asiat (elementit), jotka ovat edellytyksenä sille, että kyseinen toiminta on mahdollista toteuttaa organisaatiossa. Jotta organisaatio pystyy tekemään määrättyä asiaa osana liiketoimintaansa. Liiketoiminnan kyvykkyys kapseloi sisäänsä mm. seuraavat yhteen kuuluvat asiat:
- itse toiminnan, tekemisen, eli prosessit,
- liiketoiminnan palvelut, joita toiminnalla (=prosesseilla) tuotetaan asiakkaille,
- ihmiset, henkilöstön, joka toimii, määrättyjä osaamisprofiileja kuvaavissa rooleissa,
- informaation, tiedon, jota toiminnassa käsitellään, jota tietovirroissa siirtyy,
- järjestelmät, joilla tietoja käsitellään ja joita hyödynnetään itse toiminnassa.
Liiketoiminnan kyvykkyysien tarkastelu on kokonaisuuden tarkastelua
Kun edellä mainitut asiat on koostettu yhteen, ymmärretään, mitkä asiat kuuluvat yhteen, ja mitä tarvitaan, jotta määrättyä toiminnallista asiaa voidaan suorittaa organisaatiossa. Osa liiketoiminnan kyvykkyyksistä liittyy suoraan organisaation operatiiviseen ydinliiketoimintaan, osa on tätä toimintaa tukevia ja mahdollistavia kyvykkyyksiä. Lisäksi organisaation liiketoiminnan johtamiseen ja kokonaisuuden hallintaan liittyy määrättyjä ylätason kyvykkyyksiä. Parhaiten liiketoiminnan kyvykkyysien rooli ja merkitys käyvät ilmi, kun niitä tarkastellaan liiketoiminnan operatiivisen arvovirran kautta.
Kaikki liiketoiminnan kyvykkyydet voidaan kuvata kyvykkyyskartassa, jolloin koko organisaation toiminnan kannalta merkityksellisiä toiminnallisia asioita voidaan tarkastella yhdessä ja samassa näkymässä. Yhteisen, jaetun ymmärtämisen helpottamiseksi kyvykkyyskartta jaotellaankin tyypillisesti osiin kuten: a) strategiset kyvykkyydet, b) operatiiviset ydinkyvykkyydet (asiakasrajapinnan kyvykkyydet) ja c) tukikyvykkyydet.
Operatiiviset kyvykkyydet liittyvät siis organisaation ydinliiketoimintaan, ja ovat toimialaspesifejä. Toimialakohtaisia kyvykkyyskarttamalleja on julkaistu esimerkiksi pankkitoimintaan, joka on pääperiaatteiltaan saman kaltaista kaikilla pankkitoimialan toimijoilla. Organisaatioiden tukikyvykkyyksiä ovat tyypillisesti esimerkiksi talous, HR, työympäristö, laki, IT yms., jotka muodossa tai toisessa esiintyvät miltei kaikissa isommissa organisaatioissa toimialasta riippumatta. Tukikyvykkyydet ovat varsinaista operatiivista liiketoimintaa tukevia, mutta ne harvoin ovat ydinliiketoimintaa. Mutta voivat olla, esimerkiksi henkilöstövuokraukseen erikoistuneet “eilakaislat” ja “baronat” tarjoavat HR-palveluita, ja näille organisaatioille HR onkin varsinainen ‘bisnes’.
Liiketoiminnan kyvykkyys ei ole uusi asia. Se esiintyy useissa organisaation kehittämisen viitekehyksissä sekä kirjallisuudessa, ja käsiteenä siihen viitataan monissa yhteyksissä. Usein liiketoiminnan kyvykkyys esitetään avainkäsitteenä, joka yhdistää strategisen ylätason, liiketoimintamallitason ja operatiivisen tason. Kyvykkyyspohjainen tarkastelu on varsin yleistä isommissa organisaatioissa, sillä se tuo selkeyttä ja luo pohjaa yhteiselle ymmärrykselle siitä, mitä organisaation liiketoiminta on ja mitä siihen kuuluu.
Liiketoiminnan kyvykkyys on toimintaa ja rakennetta
Liiketoiminnan kyvykkyys käsittää toimintaa ja rakennetta, kuten alla oleva kuva esittää. Vaikka kyvykkyys on ensisijaisesti toiminnallinen asia, siihen voidaan sisällyttää ne rakenteelliset asiat eli resurssit, joilla kyvykkyys toteutetaan.
Kyvykkyyksien suunnittelun alkuvaiheessa, kun organisaatioon ollaan synnyttämässä uutta liiketoimintaa ja siihen tarvittavia kyvykkyyksiä, resursseja ei välttämättä vielä voida tunnistaa ja nimetä. Tässä vaiheessa voidaan puhua vain resursseista, joita voidaan tarvittaessa mallintaa ArchiMaten resurssi (Resource) -elementeillä. Kun uuden kyvykkyyden suunnittelu etenee, kyvykkyyden sisään kytkettäviä resursseja voidaan tarkentaa konkreettisiksi operatiivisen toiminnan elementeiksi.
Liiketoiminnan kyvykkyyden näkökulmat
Liiketoiminnan kyvykkyyksiä voidaan tarkastella eri näkökulmista (kuva alla). Nämä vastaavat pääosin kaikkia organisaation operatiivisen toiminnan, sen kehittämisen ja johtamisen kannalta merkityksellisiä näkökulmia.
On valintakysymys, mitä näkökulmaa painotetaan. Toiminnallinen tarkastelu, eli prosessinäkymä, on lähtökohtaisesti keskeisin, sillä organisaation liiketoiminnan jäsentely on mielekkäintä tehdä toiminnallisin perustein. Vasta sen jälkeen tarkastellaan organisoitumista. Puhtaasti toiminnallisen tarkastelun rinnalla on syytä kuitenkin tarkastella myös organisaationäkökulmaa, eli toimijoita ja rooleja, henkilöstöä ja osaamista. Tämä ihmisnäkökulma on oleellista, sillä siitä muodostuu organisaatiokulttuuri, joka viime kädessä vaikuttaa organisaation suorituskykyyn. Useimmat kyvykkyydet perustuvat tarkasti määriteltyihin prosesseihin, joissa käsitellään tietoja järjestelmien avulla. Mutta inhimillinen panos, ns. inhimillinen tekijä (human factor) on aina mukana. Tässä mielessä eräs mahdollinen ajattelutapa on korostaa juuri ihmisten roolia kyvykkyydessä, ja todeta, että “ihmisten motivaatio ja osaaminen on se, minkä pohjalta kaikki tapahtuu tai jää tapahtumatta” (Kianto, A. LUT, 2021, linkki).
Kyvykkyys on toiminnallinen asia, joka toteutetaan organisaation resursseilla. Tässä mielessä kyvykkyydessä yhdistyvät toiminnalliset ja rakenteelliset elementit, jotka tarvitaan, jotta organisaatio voi suorittaa määrättyä toimintaa.
Kyvykkyys on ensisijaisesti organisaation ominaisuus. Kyvykkyys ei ole henkilöstön ominaisuus. Kun henkilöstö kuitenkin osallistuu kunkin kyvykkyyden toimintaan, ei ole mielekästä erottaa toimintaa ja rakennetta. Tässä mielessä kyvyykkyys on sekä toimintaa että rakennetta. Eli sekä prosesseja että toimijoita (henkilöstöä, järjstelmiä ja informaatiota). On valintakysymys, halutaanko organisaatiossa painottaa toimintaa vai rakennetta. On ymmärrettävää, että helpompaa on kohdistaa huomio rakenteellisiin asioihin, kuten henkilöstöön. Nykyisin puhutaan paljon henkilöstötyytyväisyydestä, asiakastyytyväisyyden ohessa. Hyvä henkilöstökokemus tuottaa hyvää asiakaskokemusta, sanotaan. Organisaation johdon on helpompaa ja käytännöllisempää puhua henkilöstölle ‘henkilöstön olevan keskiössä’, vaikka vain harva organisaatio on olemassa henkilöstön vuoksi. Organisaation tehtävä ei ole olla olemassa siksi että ihmisillä olisi hyvä työpaikka. Organisaatio on olemassa siksi, että sillä on jokin toiminnallinen tehtävä, tai on jotakin toimintaa, jolla organisaatio tuottaa arvoa asiakkaillle, ja sen myötä hyötyä omistajille. Lopulta kysymys ei ole joko-tai, vaan paremminkin sekä-että. Kyvykkyys sisältää sekä toimintaa että rakennetta. Joten henkilöstö on kyvykkyyden toteuttamisen ytimessä sikäli että toiminnan suorittamiseen tarvitaan ihmisiä – järjestelmien ja automatisoitujen prosessien lisäksi.
Kyvykkyyksien tunnistaminen
Kyvykkyyksien tunnistamiseen ja suunnitteluun pätevät samat periaatteet kuin komponenttisuunnitteluun. Koheesio eli keskinäisriippuvuus / -vetovoima syntyy yhteen vetävien ominaisuustekijöiden kautta. Tällaisia ovat esimerkiksi toiminta tai informaatio. Tyypillisesti kyvykkyys muodostuu määrätyn toiminnan, prosessin, ympärille. Tähän toimintaan voi liittyä useita muita prosesseja tai toimintoja (Business Functions). Lisäksi toimintaan liittyy toimijoita, jotka toimivat, ja tietoja joita toiminnassa käsitellään, sekä järjestelmiä joilla tietoja hallitaan ja joita hyödynnetään toiminnassa. Kun kyvykkyyksiä kartoitetaan, ja kuvataan kyvykkyyskarttaan, tulee huomioida mm. seuraavaa: kyvykkyydet ovat organisaatiotasoisia, ne ovat uniikkeja, päällekkäisyyksiä ei ole, ja kyvykkyydet tunnistetaan samalla tarkkuustasolla eli karkeustasolla (granulariteetti).
Kyvykkyyksien tunnistamisen voi aloittaa organisaation toimintaprosessien ja palveluiden tunnistamisella. Kyvykkyydet eroavat prosesseista siten, että kyvykkyys voi muodostua useasta prosessista ja resursseista (esim. toimijat, tietojärjestelmät). [JHS179]
Kun organisaatiossa suunnitellaan uutta liiketoimintaa, sitä on tarkoituksenmukaista tarkastella kyvykkyysnäkökulmasta: mitä uutta kyvykkyyttä organisaation tarvitaan uuden liiketoiminnan mahdollistamiseksi? Jos organisaation on tarkoitus luoda esim. myynti- & markkinointikyvykkyys, kyvykkyyspohjainen lähestymistapa auttaa jäsentelemään mitä asioita organisaatioon tarvitaan, jotta tämä asia voidaan toteuttaa käytännössä. Esim. mitä prosesseja tarvitaan, eli mistä tekemisestä on kysymys? Mitä palveluita tarjotaan? Ketkä tekevät, eli mitä toimijoita tarvitaan? Mitä tietoja toiminnassa hyödynnetään? Mitä tietojärjestelmiä mahdollisesti tarvitaan toiminnan tueksi, joilla tietoja käsitellään? Jne.
Liiketoiminnan kyvykkyyden tunnistamisessa huomioitavia seikkoja:
- Liiketoiminnan kyvykkyydet ovat organisaatiotasoisia
- Liiketoiminnan kyvykkyydet ovat uniikkeja, ei toisteisuutta, ei päällekkäisyyksiä
- Tarkkuustaso valitaan, jolla liiketoiminnan kyvykkyyksiä tunnistetaan
- Liiketoiminnan kyvykkyydet ovat yhteenkuuluvien asioiden koosteita
- Kaiken tekemisen ei tarvitse näkyä kyvykkyytenä: osa toiminnasta sisällytetään kyvykkyyteen esimerkiksi prosesseina ja/tai toimintoina, vain osa toiminnasta tarjotaan liiketoiminnan palveluina!
Kyvykkyyksien nimeäminen
Kyvykkyydet suositellaan nimettävän siten, että nimi kuvaa organisaation terminologiassa ymmärrettävää asiaa. Nimen on oltava ymmärrettävä ja kuvaava. Selkeintä on käyttää organisaatiossa vakiintunutta termiä määrätylle asialle. Nimi voi olla yksiselitteisesti toimintaa kuvaava, kuten esimerkiksi “Laskutus”, “Kirjanpito”, “Perintä”, “Kuljetus”, “Data-analytiikka”, “Tutkimus ja kehitys” jne.
Eräs nimeämiskäytäntö on loppuliite “-hallinta” (Management), jonkun asian hallinta. Esimerkiksi “Innovaatioiden hallinta”, “Sopimusten hallinta” tai “Toimittajien hallinta”. Nämä nimet ovat kuvaavia, erotuksena sille että nimi olisi “Innovaatio”, “Sopimukset” tai “Toimittajat”. Tämä nimeämiskäytäntö kuvaa jonkin asian hallintaa, esimerkiksi “Portfolion hallinta” (Portfolio Management), “Kokonaisarkkitehtuurin hallinta” (Enterprise Architecture Management, EAM), “Tarpeiden hallinta” (Demand Management), “Tiedonhallinta”, “Riskienhallinta” (Risk Management), “Laadunhallinta” (Quality Management) jne.
Toinen nimeämiskäytäntö on ns. gerundi, englanninkielessä loppuliite “-ing”, jolla kuvataan tekemistä kuten “Marketing“. Suomen kielessä gerundia vastaa pääte “-minen”, esimerkiksi “Maksaminen“. Tämä loppupääte kuitenkin helposti ohjaa ajattelua prosesseihin, mikä ei ole väärin, mutta vie tarkastelun liikaakin tekemisen tasolle. Tarkoitus on kuitenkin pysyä organisaation ylätasolla, ja tunnistaa organisaatiotasoista toimintaa, menemättä yksityiskohtiin ns. kyvykkyyskarttatasolla.
Kyvykkyyksien “luonteenpiirteitä”
Kyvykkyyksien avulla tunnistetaan MITÄ organisaatio tekee. Erikseen tarkennetaan, MITEN organisaatio tekee sen mitä se tekee. Kyvykkyydet ovat osa organisaation liiketoimintamallia, jonka avulla liiketoimintajohto määrittelee mitä organisaatio tekee. Toimintamallissa sitten määritellään tarkemmin, miten organisaatio toimii, kun se toteuttaa liiketoimintamalliaan käytännössä. Liiketoimintamallin ja toimintamallin suhdetta havainnollistaa alla oleva kuva.
Kyvykkyys on siis toiminnallinen elementti, joka ilmentää liiketoiminnan kannalta merkityksellistä toiminnallista asiaa. Kyvykkyyden ilmentämä toiminnallisuus toteutetaan resursseilla. Resurssit ovat organisaation rakenteellisia elementtejä. On huomattava, että kyvykkyydet määrittelevät resurssit, ei päinvastoin. Organisaatio virittää resurssit kyvykkyyksien mukaan. Organisaatio tekee sitä mikä on sen tehtävä, tai mikä on sen liiketoimintaa – organisaatio ei tee asioita siksi että sillä on määrättyjä resursseja.
Tässä yhteydessä käytetään termiä kyvykkyys, mutta muissa yhteyksissä voi olla syytä käyttää helpommin avautuvaa termiä kuten “toiminnallinen osakokonaisuus” tai “toiminnallinen osa-alue”.
Kyvykkyys on “organisaation ominaisuus”, eli toimijan ominaisuus. Tässä yhteydessä ensisijaisesti organisatorisen toimijan ominaisuus, eli “organisaation ominaisuus” ja “organisaation toiminnallisuus”. Toimijoita ovat organisaatioiden lisäksi myös esim. yksilöt, mutta tässä yhteydessä, kun organisaation kehittämisestä on kyse, yksiöiden ominaisuudet ja eli yksilöiden kyvykkyydet eivät ole tarkastelussa. Muut organisaation, yksilöiden ja yksilöryhmien (kuten tiimien) osaamiseen, verkostoihin yms. liittyvät asiat ovat osa ns. “organisaatiokulttuuria“, jonka roolia ja merkitystä olen käsitellyt erillisessä kirjoituksessa (linkki). Kyvykkyys voi olla vaikea termi ymmärtää, joten sen sijaan voidaan puhua “organisaation ominaisuudesta”, “organisaation toiminnallisuudesta”, “toiminnallisesta osakokonaisuudesta” tai “toiminnallisesta osa-alueesta”. Nämä ovat helpompia ymmärtää, koska ne ohjaavat ajattelua heti oikeaan suuntaan: kysymys on organisaation toiminnallisista asioista. Ei rakenteellisista asioista, kuten toimijoista tai järjestelmistä tai tiedoista – ne ovat resursseja, joilla kyvykkyydet toteutetaan.
Kyvykkyys on liiketoiminnan jäsentelyn “perusyksikkö“. Organisaation liiketoiminnan jäsentelyssä oleellista on tunnistaa ensin toiminta, sitten vasta rakenne. Ensin on hahmotettava mikä on liiketoiminnan – paino sanalla “toiminnan” – kannalta merkityksellistä, jonka vuoksi organisaatio on olemassa. Sitten vasta organisoidutaan tämän toiminnan toteuttamiseksi. Helpointa ja käytännöllisintä on puhua kyvykkyyksien sijaan niistä toiminnallisista asioista, joita organisaatiossa on, jotka tunnetaan ja jotka kaikki ymmärtävät. Ne liittyvät liiketoimintaan, ja toimialasta riippuen ne ovat asioita kuten “Asiakkuuden hallinta”, “Myynti”, “Markkinointi”, “Tuotanto”, “Tuotannon suunnittelu”, “Tuotekehitys”, “Kuljetus/jakelu”, “Talous”, “Maksaminen”, “Laskutus”, “Perintä”, “HR”, “Laki”, “Työympäristö”, “Riskien hallinta”, “Laadunhallinta”, “Strateginen suunnittelu”, “Portfolion hallinta”, “Innovaatioiden hallinta”, “IT hallinta” jne., sekä näistä tarkennettuja atomisia (jakamattomia) kyvykkyyksiä kuten “Maksujen hallinta”, “Perintä”, “Laskujen hallinta”. Monet näistä ovat lähellä, syystäkin, organisaation toimintoja ja prosessialueita tai palvelualueita. Näin pitää ollakin, koska kyseessä on sama organisaatio. Mutta toisin kuin muut erillisiin elementteihin perustuvat jaottelut, kyvykkyyspohjainen jaottelu on organisaation laajin liiketoiminnan jäsentely, jonka avulla kaikkia (!) erillisiä asioita voidaan tarkastella yhdessä.
Kyvykkyys on “organisaation komponentti“. Kyvykkyyden ymmärtämiseksi toimii analogia ohjelmistokehityksen komponenttiin. Ohjelmistokomponentti on loogisesti yhteen kuuluvien asioiden kooste-elementti, joka tarjoaa ulospäin rajapintoja, ja kätkee eli kapseloi sisäisen toteutuksensa. Näistä yksittäisistä ohjelmistokomponenteista voidaan koostaa (eli konfiguroida) kokonainen ohjelmisto tai järjestelmä. Järjestelmien muodostamasta kokonaisuudesta puolestaan syntyy organisaation tietojärjestelmäympäristö. Vastaavasti kyvykkyydet ovat organisaation komponentteja, joista organisaatio muodostuu. Kyvykkyys niin ikään kapseloi sisäänsä toteutuksen, ja tarjoaa palveluitaan ulospäin rajapintojen kautta. Komponentti on vuorovaikutuksessa ympäristönsä kanssa, vastaavasti kyvykkyys vaihtaa tietotoja muiden kyvykkyyksien kanssa. Kuten komponentin, myös kyvykkyyden toiminnallisuus tuottaa lisäarvoa organisaation kokonaisuudessa. Kyvykkyyden sisältämä toiminnallisuus on kyvykkyyden “tehtävä”, joka sen on suoritettava, jonka vuoksi se on olemassa organisaatiossa.
Kyvykkyys on “kontti”. Kyvykkyyden ymmärtämiseksi toimii myös analogia ohjelmistokehityksen konttiteknologiaan, jota puolestaan voidaan verrata logistiikan kuljetuskonttiin (“laivakonttiin”), joilla kuljetetaan tavaraa laivoissa, junissa ja rekoissa. Konttiteknologian avulla mahdollistetaan järjestelmäympäristö, jossa ohjelmistojen tai sovellusten kehittäminen, ylläpito ja ajaminen tapahtuu. Vastaavasti kyvykkyyttä voidaan ajatella “konttina”, joka sisältää kaiken tarvittavan, jotta organisaatiossa voidaan suorittaa ja kehittää määrättyä toiminnallista, jakamatonta ja itsenäistä (autonomista) kokonaisuutta.
Kyvykkyys sekoitetaan usein seuraaviin asioihin:
- Osaaminen, joka liitetään henkilöstöön. Mutta henkilöstöstä muodostuu toimijoita, ja niihin liittyviä rooleja (osaamisprofiileja), jotka molemmat ovat osa kyvykkyyttä – eivät kyvykkyyksiä itsessään. Kyn kyvykkyys sekoitetaan henkilöstön osaamisiin, silloin tarkoitetaan varsinaisesti henkilöstön valmiuksia, taitoja tai jopa mahdollisuuksia suorittaa jotain toimintaa.
- Prosessit, jotka kuvaavat toimintaa, mutta eivät toimijoita, tietoa tai järjestelmiä, jotka kaikki ovat osa kyvykkyyttä.
- Toiminnot, jotka ovat erittäin lähellä sitä mitä kyvykkyydet ilmentävät (representoivat), mutta toiminnot kuvaavat vain itse toimintaa, kun taas kyvykkyydet kuvaavat paitsi toimintaa, myös toimintaan osallistuvia toimijoita, sekä toiminnassa käsiteltäviä tietoja sekä niitä käsitteleviä järjestelmiä.
Samankaltaisia asioita, ja niin tulee ollakin. Kysehän on toiminnasta. Mutta kyvykkyydet ovat laajin organisaation toiminnan katsantokanta. Kyvykkyydet sisältävät kaiken (!) muun oleellisen: palvelut, prosessit, toimijat, tiedot, järjestelmät jne.
Huom! Jos olet kuvaamassa, miten toimitaan, olet kuvaamassa prosessia, et kyvykkyyttä. On syytä erottaa liiketoiminnallinen lopputulos (Outcome) ja prosessin tuotos (Output) toisistaan: tuotos on talo, joka rakennettiin, liiketoiminnallinen lopputulos on tuotto, joka saatiin kun myyntituotosta vähennettiin rakentamiskulut.
Packaged Business Capabilities eli terminologista härdelliä by Gartner. Gartner on lanseerannut muutaman markkinointitermin (buzzword) tätäkin aluetta hämmentämään: “Composable Enterprise”, “Composable Business”, “Packaged Business Capabilities”. Näillä tarkoitetaan kuitenkin lähinnä ohjelmistokokonaisuuksia, eli IT-järjestelmätason asioita, joita hyödynnetään liiketoiminnassa. Näiden avulla liiketoimintaa voidaan tukea nopeammin ja helpommin kun käytettävissä on valmiita ohjelmistokokonaisuuksia. Idea on lähellä ns. mikropalveluita (Microservices), mutta kyse on pidemmälle tuotteistetuista kokonaisuuksista, joilla muutoksia voidaan toteuttaa nopeammin liiketoimintaympäristön vaatimusten mukaan.
Miksi kyvykkyys? Miksei palvelu tai palvelualue? Prosessi tai prosessialue? Järjestelmä tai yhteen kuuluvien järjestelmien järjestelmäkokonaisuus? Siksi kyvykkyys, koska se sisältää kaikki nuo edelliset ja lisäksi muuta. Kyvykkyys kapseloi loogisesti yhteen liittyvät asiat, jolloin niitä voidaan tarkastella kokonaisuutena.
Kyvykkyyden määritelmiä
Liiketoiminnan kyvykkyyden määritelmiä alla olevassa taulukossa.
Erilaisia määritelmiä kyvykkyydelle löytyy todella paljon. Kyse on kuitenkin ennen kaikkea siitä, mitkä ovat ne organisatoriset toiminnallisuudet, jotka tarvitaan, jotta organisaatio pystyy luomaan arvoa toimikentällään.
[Kianto, A, LUT-yliopiston kauppakorkeakolu]
Kyvykkyyden kuvaamisen ulottuvuudet – kuusikulmio
Kuusikulmiota (Hexagon) voi soveltaa tarkoituksenmukaisuuden periaatteen mukaan: tarkastellaan sitä mikä on organisaatiossa tarkoituksenmukaista (appropriate). Itse asiassa tässä muodossaan tämä sisältörakenne kattaa kaiken oleellisen. Tässä esitetty kuusikulmio sisältää tyypilliset operatiivisen toiminnan elementit. Kuusikulmion voi sovittaa tarvittaessa sisältämään organisaation kannalta merkitykselliset elementit. Moni asia, kuten kyvykkyyden sisältö, on kontekstisidonnaista. Eri organisaatiossa ja eri toimialoilla eri asiat ovat merkityksellisiä. Kuitenkin on tunnistettavissa yleisesti päteviä elementtejä, jotka esiintyvät useimmissa tapauksissa. Tässä yhteydessä esitetty kyvykkyyden anatomian sisältö soveltuu varmasti 80% tapauksista, ja se loppu 20% on helposti sovitettavissa
Kuusikulmio – kennosto. Tällainen yleisluontoinen yksinkertaistus toimii myös organisaation visuaalisen mentaalimallin kuvana, joka jää mieleen ja on helppo muistaa. Sen kautta päästään etenemään kokonaisuudesta yksittäisiin osiin. Kyvykkyyksistä muodostuva kokonaisuus on enemmän kuin osiensa summa sikäli, että kyvykkyyksien tuottamat lopputulokset osallistuvat arvovirran kautta arvon muodostumiseen. Tämä arvo syntyy kyvykkyyksien tuottamasta yhteisvaikutuksesta, jota ei voi kohdistaa määrättyyn kyvykkyyteen, vaan useiden kyvykkyyksien vuorovaikutuksen tuottamaan emergenttiseen ilmiöön: jotain uutta syntyy systeemiin itsestään, määrättyjen kyvykkyyksien yhteistoiminnan seurauksena. Tätä uutta arvonlisäystä ei voida välttämättä redusoida eli palauttaa mihinkään tiettyyn tai joihinkin tunnettuihin kyvykkyyksiin, vaan uusi emergenttinen ilmiö ja siihen liittyvä arvo on systeemin tuottama lisäarvo. Tätä voidaan havainnollistaa arvovirran avulla, kun sen vaiheisiin kytketään määrättyjä kyvykkyyksiä, jonka seurauksena näiden kyvykkyyksien yhteisvaikutuksesta syntyy arvoa.
Emergenssi, emergenttinen = laadullisesti uutena esille tuleva, kokonaan uusi/uudenlainen ilmiö, joka syntyy/ilmaantuu systeemiin (kuten organisaatio) ikään kuin itsestään, olemassa olevien ilmiöiden yhteisvaikutuksesta. Kokonaisuudesta nouseva ja syntyvä uusi ilmiö, ominaisuus tai toiminnan taso.
