IT-toiminnon viitearkkitehtuuri ja toimintamalli – IT4IT

Johdanto

Organisaation IT-toiminnon (tietohallinnon) rooli on muutoksen kourissa. IT-toiminto on aikaisemmin ollut liiketoiminnan mahdollistaja, nyt se alkaa olla enemmän osa liiketoimintaa. IT-toiminto ei ole enää vain kustannuspaikka, vaan se osallistuu liiketoiminnan arvon luontiin. Asiakasnäkökulman huomioiminen ja asiakasarvosta huolehtiminen ovat sekä liiketoiminnan että IT-toiminnon yhteisiä tavoitteita. Kyetäkseen tuottamaan digitalisaation edellyttämiä palveluita paremmin, nopeammin ja edullisemmin, IT-toiminto tulee organisoida tehokkaaksi “tuotantolinjaksi” (Production line). Tällainen ajattelutavan muutos tuotannonomaiseksi toiminnaksi edellyttää uusia toimintapoja: tehokkaan toimintamallin (Operating Model) ja tarkoituksenmukaisesti integroidut toiminnan kyvykkyydet (Capabilities).

IT-toiminnon haasteet

Liian usein IT-toiminto koostuu joukosta erillisiä toimintoja, jotka ovat siiloutuneita sekä toiminnallisesti että käyttämiensä tietojärjestelmien osalta. Näin siitäkin huolimatta, että saatetaan noudattaa vaikkapa ITIL-pohjaisia prosesseja, ja/tai soveltaa erilaisia viitekehyksiä. Kun kokonaisuus ei ole hallinnassa, eri toiminnot toimivat itsenäisesti, jolloin kehittämiskohteiden läpivirtaus asiakastarpeesta tuotantoon kestää ja maksaa . Tämä ei ole erityisen optimaalista resurssien hyödyntämisen kannalta. “Rikkinäinen kone” aiheuttaa tietysti muitakin lieveilmiöitä, jotka vaikuttavat mm. työviihtyvyyteen ja lopulta asiakastyytyväisyyteen. IT-toiminnon tulisi kuitenkin tarjota (sekä sisäisille että ulkoisille) asiakkailleen palveluita ja hyviä asiakaskokemuksia. IT-toiminnon virittäminen optimaaliselle tasolle alkaa oman toimintamallin ja kyvykkyyksien läpikäymisestä, ja niiden integroimisesta sekä ihmisten että järjestelmien tasolla. IT4IT tarjoaa tähän hyvät lähtökohdat.

IT4IT viitearkkitehtuuri ja toimintamalli

IT-toiminnon organisoinnin pohjaksi soveltuu Open Groupin IT4IT viitearkkitehtuuri ja toimintamalli [1]. Se määrittelee arvoketjupohjaisen toimintamallin, toiminnalliset kyvykkyydet, tietojärjestelmäratkaisut ja tietomallin. IT4IT on siis hyvin arkkitehtuurilähtöinen, se määrittelee IT-toiminnon toiminnan ja rakenteen “alhaalta-ylös” (bottom-up). Tästä syystä IT4IT soveltuu erityisen hyvin operationaalisen toiminnan organisointiin, mutta se tarvitsee täydennystä liiketoimintanäkökulman ja strategisen johtamisen alueilla. Niihin löytyy täydentäviä viitekehyksiä, joista tarkemmin erikseen.

IT4IT viitearkkitehtuuri tarkastelee IT-toimintoa kokonaisvaltaisesti. Sen vuoksi se on hyödyllinen apuväline kun IT-toimintoa viritetään integroiduksi tuotantolinjaksi. IT4IT:n arvoketjupohjainen lähestymistapa soveltuukin mainioisti yhteen Lean-tyyppisen arvovirta-ajattelun kanssa, jossa organisaatio ja sen toiminta hiotaan virtaustehokkuuden kannalta otollisimmaksi. IT4IT ei korvaa, vaan täydentää monia muita viitekehyksiä, menetelmiä tai konsepteja (kuten esimerkiksi Lean, COBIT, TOGAF, ITIL, SAFe, DevOps, Scrum).

IT-toiminnon virittäminen tehokkaaksi tuotantolinjaksi edellyttää koko organisaation yhteistyötä ja sitoutumista. Kaikkien tulee olla tietoisia omasta roolistaan tuotantolinjalla, jotta sen läpi virtaavat kehittämiskohteet jalostuvat asiakas- ja liiketoimintalähtöisistä tarpeista ja ideoista valmiiksi palveluiksi tuotantoon. Vastaavasti kaikkien järjestelmien tulee olla tarkoituksenmukaisesti integroituja, jotta tarvittava tieto liikkuu IT-toimintojen eri kyvykkyyksien välillä saumattomasti ja jouheasti. Tuotantolinjalla tulee siis olla selkeästi roolitettuja tehtäviä, integroituja kyvykkyyksiä (toimintoja) ja näiden käyttämiä tietojärjestelmiä. Tämän kaiken kokonaisvaltaista hallintaa ja kehitttämistä tukee IT4IT-viitearkkitehtuuri ja -toimintamalli.

Tässä on pyritty avaamaan IT4IT-käsitteistöä esittämällä IT4IT-käsitteiden suomennoksia IT4IT-kyvykkyyksistä, IT4IT-viitearkkitehtuurista ja IT4IT-tietoelementeistä, eli IT4IT suomeksi.

IT4IT arvoketjun (Value Delivery Chain) arvovirrat (Value Streams)

IT4IT arvoketju käsittää neljä arvovirtaa:

1. Strategiasta-portfolioon (Strategy to Portfolio, S2P)
2. Vaatimuksesta-käyttöönottoon (Requirement to Deploy, R2D)
3. Pyynnöstä-toteutukseen (Request to Fulfill, R2F)
4. Havainnosta-korjaukseen (Detect to Correct, D2C).

Arvovirroista ensimmäinen (S2P) sisältää koko IT-toiminnon (tai tietohallinnon) toiminnan kannalta keskeisiä kyvykkyyksiä kuten strategiatyö, asiakasyhteistyö, arkkitehtuurityö/arkkitehtuurin hallinta ja portfolion hallinta. Toinen arvovirta (R2D) käsittää projektoidun palvelun tuottamisen. Palvelu joko tehdään tai hankitaan, ketterästi tai perinteisesti. Kolmas arvovirta (R2F) käsittää palvelutuotannon hallintaan ja mm. palveluiden käytönaikaiseen seurantaan liittyviä asioita. Jälkimmäisin arvovirroista (D2C) keskittyy puhtaasti palveluiden käytönaikaiseen hallintaan, ja se pohjautuu selkeästi ITIL-prosesseihin.

“Tuotantolinja”

IT4IT arvoketju kuvaa sitä “tuotantolinjaa”, jonka mukaan IT-toiminto (tai tietohallinto) olisi mielekästä organisoida. Tuotantolinja tuottaa liiketoiminnalle palveluita, joten “palvelu” -käsite on oleellinen. Arvoketju saa syötteeksi mm. liiketoiminnan strategisia tavoitteita, lakeja ja säädöksiä, sekä liiketoiminnan tarpeita. Näitä palvelutarpeita eli kehittämiskohteita jalostetaan arvoketjussa. Koko arvoketjun kantava ydin on tuottaa asiakkaille lisäarvoa tuottava palveluita – ideasta-tuotantoon.

Kukin arvoketjun vaihe tuottaa määrättyä lisäarvoa. Kaikki arvoketjun eri arvovirtojen sisältämät kyvykkyydet toimivat hallittuna “koneena”, jossa erillisiä tai irrallisia toimintoja pyritään integroimaan yhtenäiseksi kokonaisuudeksi. Usein tämä IT-toiminnon (tai tietohallinnon) kone on “rikki”. Sen toimintamalli ja sisäinen rakenne tulisi korjata yhtenäiseksi, johon ratkaisumallina toimii IT4IT:n kaltainen valmis viitekehys. Kun toiminta ja rakenne on ensin suunniteltu ja sitten implementoitu, on mahdollista keskittyä kokonaisvaltaiseen kehittämiskohteiden läpivirtaukseen, jolloin huomio voidaan kohdistaa varsinaisen arvon luontiin.

Kuvassa alla IT-toiminnon “tuotantolinja”, jossa palveluita jalostetaan “ideasta-tuotantoon”. Tuotantolinjalla vaaditaan määrättyjä kyvykkyyksiä, kun kehittämiskohteet virtaavat arvoketjun läpi. Arvoketjun kyvykkyydet tuottavat asiakkaille lisäarvoa uusien tai paranneltujen palveluiden muodossa.

Tässä kokonaisvaltaisessa kehittämisessä kohdistetaan huomio palveluihin, ei projekteihin. Projekti on “vain” väline palvelun kehittämiseen, joka voi olla joko itse tekemistä tai hankkimista. Tärkeintä on tuoda kokonaisvaltainen läpinäkyvyys ja hallinta palveluiden kehittämiseen, jota integroitu IT4IT -viitekehys tukee. Kuvatulla tavalla organisoitu IT-toiminto kykenee tuottamaan palveluita nopeammin, tehokkaammin ja edullisemmin kuin jäsentymätön, erillisistä toiminnoista koostuva epäyhtenäinen kokonaisuus. Tässä kokonaisuudessa “palvelu” -käsite on keskeinen, sillä voidaan ajatella että “kaikki on palveluita”. Palvelun -käsitettä on tarkasteltu erikseen kohdassa “Palvelu” -käsite operatiivisen toiminnan kehittämisessä” (linkki).

IT4IT-toimintamalli perustuu Lean-filosofian mukaiseen ajatteluun, jossa kantava teema on asiakasarvon tuottaminen arvoketjussa, jossa sen jokainen kyvykkyys on integroitu tarkoituksenmukaisesti kokonaisuuteen. Ideaalitilanteessa kaikkia tuotantolinjalla eteneviä kehittämiskohteita hallitaan yhdellä priorisoidulla tehtävälistalla (backlogilla), jonka käsittelyä seurataan Kanban-taululla. Nämä voivat olla fyysisiä tai sähköisessä muodossa. Oleellista on että kokonaisuus on tehty läpinäkyväksi kaikille kehittämiseen osallistuville sidosryhmille, ja että kehittämiskohteiden läpivirtausta voidaan seurata.

IT4IT kyvykkyydet

IT4IT määrittelee IT-toiminnon kyvykkyydet, joiden mukaan IT-toiminto voidaan organisoida ja muodostaa toimintamalli. Tässä esitetetään IT4IT-viitearkkitehtuurin arkkitehtuurimalleja, joiden pohjalta IT-toiminnon kokonaisuuden ja tuotantolinjan virittäminen voidaan aloittaa. Johtoa (C-taso) varten  tarvitaan näiden arkkitehtuurimallien pohjalta laadittuja yksinkertaistuksia, sekä sisällöllisesti että visuaalisesti selkiytettyjä kuvauksia. HUOM! Uusi IT4IT versio on tulossa 2018, jonka ArchiMate-mallissa mm. Business Function korvautuu Capability -elementillä. Uusi IT4IT -ArchiMate malli tullee saataville Archi ja Sparx EA (EAP) formaateissa. Mallin siirto välineestä toiseen onnistuu toki myös Open Groupin ArchiMate Model Exchange File Format -standardin avulla (linkki).

IT4IT arvoketjun (“ideasta-tuotantoon”) arvovirtojen kyvykkyydet ja niiden väliset tietovirrat on kuvattu alla olevassa kaaviossa (ArchiMate-notaatiolla).

Tässä esitetyissä ArchiMate-kaavioissa on käytetty alla olevia elementtejä kuvaamaan kyvykkyyksiä ja toiminnan tapahtumia (triggereitä). Nykyisessä IT4IT-versiossa (2.1) kyvykkyydet on mallinnettu ArchiMate-elementillä “Business Function” eli toiminto. Seuraavassa IT4IT-versiossa käytetään ArchiMate 3-version “Capability” eli kyvykkyys elementtiä. Se kuvaa osuvammin organisatorista kyvykkyyttä, joka on määritelty seuraavasti: “A capability is the ability of an organization to produce an outcome of value through the utilization of people, process, and technology” [1]. Eli kyvykkyydet ovat yhdistelmiä kolmesta osakokonaisuudesta, joita ovat 1) toimintamallit ja prosessit, 2) henkilöstö ja osaaminen sekä 3) tiedot ja järjestelmät [JHS179].

IT4IT kyvykkyydet – Strategiasta-portfolioon (Strategy to Portfolio, S2P)

Tässä arvovirrassa hallitaan keskitetysti kaikkien kehittämiskohteiden käsittely yhdessä “tunnelissa”, joka tuottaa portfolioon toteuttamiskelpoista materiaalia. Kaikki kehittämiskohteet saavat alkunsa (trigger) esimerkiksi strategisista tavoitteista, laeista ja säädöksistä tai liiketoimintalähtöisistä asiakastarpeista, joita tässä arvovirrassa valmistellaan toteutusta tai hankintaa varten.

IT4IT kyvykkyydet – Vaatimuksesta-käyttöönottoon (Requirement to Deploy, R2D)

Vaatimuksesta-käyttöönottoon arvovirralla voidaan hallita sekä a) itse kehittämistä että b) hankintojen läpiviemistä (build or buy), kyse voi olla projekti- tai tuotelähtöisestä kehittämiskohteen / palvelun toteuttamisesta.

IT4IT kyvykkyydet – Pyynnöstä-toteutukseen (Request to Fulfill, R2F)

Tässä arvovirrassa on eniten epäselviä kyvykkyyksiä, jotka tullevat tarkentumaan IT4IT:n seuraavassa versiossa.

IT4IT kyvykkyydet – Havainnosta-korjaukseen (Detect to Correct, D2C)

IT4IT tukitoiminnot

Tukitoimintojen ja kyvykkyyksien määrittely on IT4IT:ssä tarkentumassa seuraavaan version. Nykyisessä versiossa (2.1) tukifunktioiden määrittely on vielä puutteellista.

IT4IT tukitoiminnot ovat:

– Talous ja omaisuuden hallinta (Finance & Assets)
– Hankinta ja toimittajien hallinta (Sourcing & Vendor)
– Analytiikka ja raportointi (Intelligence & Reporting)
– Resurssien- ja projektien hallinta (Resource & Project)
– Riskien- ja vaatimusten hallinta / Hyvä hallintotapa, riskienhallinta ja vaatimustenmukaisuus (GRC, Governance, Risk & Compliance)

Esimerkiksi hankinta on tukifunktio, joka sisältyy kohtiin “talous” ja “toimittajien hallinta”. (On huomioitava että pienet standardihankinnat sisältyvät “Pyynnostä-toteutukseen” R2F -arvovirtaan.)

IT4IT toiminnalliset komponentit

Arvovirtojen keskeiset toiminnalliset komponentit on esitetty alla olevassa kaaviossa. Tätä voidaan käyttää pohjana kun tunnistetaan IT-toiminnon käyttämiä järjestelmiä ja niiden välistä tiedonvaihtoa eli integraatioita: mitä tietoa liikkuu järjestelmien välillä ja mihin suuntaan. Tarkka kuvaus on käytännönläheinen tapa jäsennellä IT-toiminnon tietojärjestelmäkokonaisuutta. Tällainen tarkastelu on hyödyllistä: mitä paremmin kokonaisuus ja sen osien väliset riippuvuudet tunnetaan, sitä paremmin sitä voidaan kehittää. Alla olevassa kaaviossa on esitetty IT4IT:n toiminnalliset komponentit.

IT4IT tietoelementit

IT4IT tunnistaa ja määrittelee paitsi IT-toiminnon toiminnallisia kyvykkyksiä ja niissä käytettyjä tietojärjestelmäratkaisuja, myös niiden käsittelemiä tietoja. On arvokasta ymmärtää mitä tietoa mikäkin kyvyykkyys ja järjestelmä käsittelee, ja mitä tiedonvaihtoa niiden välillä tapahtuu. Kaiken kaikkiaan on tärkeätä ymmärtää mitä tietoa IT-toiminto käyttää tuottaessaan palveluita ja ylläpitäessään niitä tuotannossa. Alla olevassa kaaviossa on esitetty IT4IT tietomalli.

IT4IT toimintamallin implmentointi

IT4IT viitearkkitehtuurin ja toimintamallin hyödyntäminen voi tapahtua esimerkiksi seuraavien vaiheiden mukaan:

1. Nykyisten kyvykkyyksien, toiminnallisten komponenttien (järjestelmien) sekä tietovirtojen tunnistaminen
2. Tavoitetilan toimintamallin muodostaminen: mitä kyvykkyyksiä, järjestelmiä ja tietovirtoja toiminta edellyttää jatkossa toimiakseen tehokkaasti.
   • Tässä sovelletaan IT4IT viitearkkitehtuuria ja toimintamallia kyvykkyyksineen, peilaamalla niitä nykytilassa esiintyviä rakenteita ja toimintoja vasten. Yksinkertaisesti a) mapataan nykyjärjestelmät IT4IT viitearkkitehtuuria vasten, ja b) nykytoiminnot IT4IT-toimintamallin kyvykkyyksiä vasten. Lopputulos on näiden yhdistelmä.
     • Toimintamallin tavoitetilan muodostamisessa ja sen kyvykkyyksien tunnistamisessa voidaan lisäksi hyödyntää muita soveltuvia malleja kuten esimerkiksi IT-CMF -viitekehyksen määrittelemiä kyvykkyyksiä. Vaikka IT-toiminto on varsin samankaltainen kaikissa organisaatioissa, sama sapluuna ei sovi kaikille ja kaikkiin tilanteisiin. (IT-CMF -viitekehyksestä tarkemmin erikseen tässä blogissa.)
   • Tavoitteellisen toiminnan kannalta on tärkeätä seurata organisaation kehittymistä, jonka tueksi on suositeltavaa asettaa selkeät päämäärät ja tavoitteet, sekä seurata organisaation edistymistä. Tähän avuksi soveltuu esimerkiksi kypsyystason arviointi, johon löytyy valmiita työkaluja hyödynnettäviksi, kuten esimerkiksi IT-CMF -viitekehyksen kypsyystason arvioinnin kehikko.
   • Tässä vaiheessa voidaan ottaa käyttöön asianmukaisia välineitä kuten backlogin hallinta ja Kanban-taulu, sekä järjestelmiä kuten esimerkiksi toiminnan kehittämisen ja arkkitehtuurin hallinnan kuvausväline, portfolion hallintajärjestelmä, CMDB ja ITSM, tai näiden yhdistelmä -mikäli tällaisia ei aikaisemmin ole hyödynnetty.
3. Toimintamallin viestintä ja tarvittava koulutus organisaatiossa.
4. Muutoksen läpivienti: johtaminen, organisointi (kyvykkyydet ja järjestelmät).

IT4IT viitearkkitehtuurin ja toimintamallin soveltaminen ja käyttöönotto organisaatiossa edellyttää osaamista johtamisen, arkkitehtuurin hallinnan, projektitoiminnan ja palvelutuotannon alueilta. Liikkeellelähtöä organisaatiossa helpottaa se, että tyypillinen lähtökohta voi olla se ettei lähtötilanteessa edes oikein tiedetä miten nykyisin toimintaan. Siksi kaikki parannukset vallitsevaan tilanteeseen ovat tervetulleita. Kun uusi toimintamalli viestitään tehokkaasti, ja esimerkiksi visualisoidaan ja tehdään näkyväksi kaikin mahdollisin tavoin, toimintamallista muodostuu selkeä ja ymmärrettävä kokonaisuus.

Kun toimintamalli on istutettu, se antaa operatiiviselle toiminnalle jäsennellyn rungon josta organisaation jokainen ryhmä ja yksittäinen henkilö löytää roolinsa ja tehtävänsä. Tieto liikkuu kyvykkyyksien ja niissä käytettyjen järjestelmien välillä tarkoituksenmukaisesti. Toimintaa voidaan johtaa, hallita ja jatkuvasti parantaa (tavoiteltavaa kypsyystasoa kohti) mahdollisimman tehokkaasti.

Kun kaikki kyvykkyydet ja järjestelmät on integroitu yhtenäiseksi tuotantokoneistoksi, tuotantolinjalta voidaan odottaa kehittämiskohteiden nopeampaa, tehokkaampaa ja edullisempaa läpivirtausta. Ja mikä tärkeintä, IT-toiminto voi paremmin keskittyä oleelliseen, eli liiketoiminnallisen (lisä)arvon tuottamiseen.

IT4IT tulevaisuus

IT4IT toimintamalli ja viitearkkitehtuuri on Open Groupin aktiivisessa kehityksessä, ja uusi versio tullaan julkaisemaan vuoden 2018 aikana. Uudistuneessa versiossa on monia uudistuksia, ja IT4IT:tä sovitetaan paremmin yhteensopivaksi muiden Open Groupin standardien TOGAF ja ArchiMate kanssa.

Uusi IT4IT versio 3.0 ilmesty 2022/1H. Siitä esimakua täällä.

Viitteet

[1] IT4IT™ Reference Architecture, Version 2.1 Technical Standard, Copyright © 2017 The Open Group. (linkki)

[2] IT Capability Maturity Framework™, Innovation Value Institute. (linkki)