Isoissa organisaatioissa tapahtuu vääjäämättä jonkinlaista degeneroitumista yleisessä asenneilmapiirissä, hyvien käytäntöjen ja työskentelytapojen noudattamisessa. Tähän on syynä yksinkertaisesti se, että isoissa organisaatioissa on niin paljon kehittämisasioita tulossa ja menossa. Tästä seuraa paljon turhia palavereita, monenlaista säätämistä ja sähläämistä.
Jokainen voi itse vaikuttaa oman työnsä hallintaan ja työpäiviensä organisointiin, mutta hyödyllisintä olisi yhdessä laatia pelisäännöt parempiin työskentelytapoihin. Niiden avulla voidaan taklata niskan päälle yrittävää turhaa, itseaiheutettua kiirettä, joka on tehottomuuden airut.
Jos säntäillään moneen paikkaan ja palaveriin, pidetään monta palloa ilmassa, seurauksena on hallinnan tunteen menettäminen. Emme ole jonglöörejä, monessa paikassa ei voi olla samaan aikaan, eikä montaa asiaa voi tehdä samaan aikaan (kukaan ei pysty todelliseen moniajoon).
Parempiin työtapoihin voidaan edetä askel kerrallaan. Tehdään pieniä parannuksia ja sovitaan yhteisistä käytännöistä. Päästään positiiviseen kierteeseen.
Kaiken voi tehdä aina vähän paremmin, kuten jääkiekkovalmentaja Curt “Curre” Lindström sanoi suomen 95-kultaa voittaneelle joukkueelle: “lite bättre“. Tässä esitellään parempia työtapoja. Oman ja työyhteisön hyvinvoinnin vuoksi, sekä tavoitteellisuuden, tehokkuuden ja tuloksellisuuden vuoksi…
- Palaverikäytännöt
- Kalenterietiketti
- Viestintävälineiden käyttö
- Sähköpostin käyttö
- Yleisiä työn tehostamisen vinkkejä
- Työn ohjaus & seuranta – Kanban
- Asiakaslähtöinen palveluasenne
- Yksinkertaistaminen
Palaverikäytännöt
Ongelma (syy):
- Kaikilla on kalenterit täynnä, asioiden edistäminen on hidasta
- Palavereita on liikaa, ne on huonosti järjestettyjä, niissä on liikaa osallistujia
- Tehottomat palaverit aiheuttavat tehottomuutta organisaatiotasolla, tehottomuus kertautuu: organisaatio on tehokkaasti tehoton!
Ratkaisu (tavoite):
- Palaverikäytäntöjen uudistaminen (esimerkiksi ao. huoneentaulun mukaan).
Tutkimuksen mukaan 40-tuntisesta työviikosta vain 12,5 tuntia on tehokasta työaikaa!
Muu aika menee palavereihin, keskeytyksiin, huonoihin työtapoihin ja toissijaisiin työtehtäviin.
Parempien palavereiden eteen jokainen voi ottaa vastuuta:
- kutsutut tulevat mukaan hyvällä asenteella, osallistuvat ja antavat oman panoksensa. Muuten ei kannata osallistua.
- Kutsuja lähettää taustamateriaalin etukäteen, välittää kutsussa palaverin tavoitteet, sijoittaa palaverin mieluummin iltapäivään, pitää palaverin lyhyenä (max 1h, miel. 45 min), palaverissa jakaa puheenvuoroja tasapuolisesti.
Palaverilla on hinta: se nielee työtunteja, katkaisee työpäivän. Palaveri kannattaa järjestää vain jos yhteinen keskustelu on tarpeen yhteisten päätösten tekemisen vuoksi, ja vain jos palaverin koolle kutsuminen on ainoa vaihtoehto. Hyvä palaveri lisää työmotivaatiota, kannustaa ja innostaa ihmisiä. Huono palaveri heikentää työmotivaatiota.
Palavereista on yleisesti todettava seuraavaa:
- tutkimusten mukaan ihmisten suoritus huononee sitä mukaa kun ryhmäkoko kasvaa:
- yhdeksän hengen ryhmät tuottavat vähemmän ja heikompia tuloksia verrattuna kuuden hengen ryhmiin, jotka puolestaan toimivat huonommin kuin nelihenkiset ryhmät. Ideaali ryhmäkoko antaa tilaa kaikille osallistujille, henkilökohtaisista luonteenpiirteistä ja temperamenttieroista riippumatta.
- verkossa tapahtuvat palaverit osallistavat tehokkaammin kaikki osallistujat, myös temperamentiltaan hiljaiset ja introvertit henkilöt, jolloin ihmisten osaamispotentiaali saadaan paremmin käyttöön
- on huomattava kuitenkin, että kasvokkainen kohtaaminen sujuvoittaa työskentelyä ja lisää viestinnän tehokkuutta, mutta ryhmäkoon kasvaessa kommunikaatio heikkenee, ja vastaavasti tulokset huononevat. Osasyynä tähän on yleinen ryhmädynamiikan toimintaperiaate, joka suosii äänekkäitä ja dominoivia persoonia muiden kustannuksella. Havaintojen mukaan on tyypillistä, että muutama henkilö dominoi keskustelua ja käyttää puheenvuoroista valtaosan, mikä ei luonnollisesti edistä koko ryhmän osaamisen hyödyntämistä optimaalisesti. Seurauksena ryhmäpäätösten syntymistä ohjaavat sekä ryhmäpaine, että dominoivien persoonien henkilökohtaiset mielipiteet. Kun ryhmäkoko on suuri (6-9 henkilöä tai enemmän), keskustelu ei ole riittävän analyyttistä ja eri näkökulmia tasapuolisesti huomioivaa, tästä meillä jokaisella on varmasti kokemusta. Suositeltavaa on että palaverin vetäjä jakaa puheenvuoroja tasapuolisesti, rohkaisee ja innostaa keskusteluun, mutta ei pakota, vaan luo ns. turvallisen keskusteluilmapiirin, jossa jokaisella on miellyttävää olla.
Kalenterietiketti
Kun varaat palaverin, kunnioita toisten kalentereita!
- Älä varaa samalle (kuluvalle) päivälle palaveria!
- Ihmiset ovat jo suunnitelleet oman työpäivänsä! Työpäivän kulkuun puuttuminen on puuttumista toisten oman työn suunnitteluun. Työpäivän suunnittelu tehdään aamulla. Kunnioitetaan toisten kalenteria!
- Älä täytä toisten (kaikkia/ainoita) vapaita aikoja ilman että olet varma että se on OK.
- Kaikki eivät varaa kalenterista aikaa sisällön tuottamiselle, eli ns. omalle työlle. He eivät välttämättä varaa aikaa lounaalle yms. “omalle ajalle”. Kunnioitetaan toisten kalentereita!
- Palaverin aloitus tasatunnein, koska kalenteri on helpompi hahmottaa yhdellä silmäyksellä, kun suunnittelee omaa työpäiväänsä. Tasatuntialoitus on helppo muistaa ja hallita kalenteriohjelmistoissa. Lopetus tehdään ajoissa ennen tasatuntia ja seuraavaa palaveria…
Viestintävälineiden käyttö
Viestinnän keinot tehokkuusjärjestyksessä:
- Kasvotusten (face2face), fyysisesti samassa tilassa muiden kanssa
- Videopuhelu (esim. Skype tms.), kasvojen ilmeet ja eleet + ääni
- Puhelin, wanha kunnon puhelin suoraan kontaktointiin ja välittömään kommunikointiin
- Pikaviestit (erilaiset chat-sovellukset kuten Skype, WhatsApp jne.
- Sähköposti
- Yksin metsässä puhuminen
Sähköpostin käyttö
- Sähköpostia käytetään liikaa
- Vähennetään sähköpostin määrää ja ns. “sähköpostikeskusteluja” (pitkiä ketjuuntuneita s-posteja, pahimmillaan isolla jakelulla)
- Sähköposti ei ole työn ohjauksen tai tehtävien jakamisen väline
- Tehtäviä seurataan muilla välineillä, ja niistä keskustellaan muilla tavoilla
- Sähköposti ei ole vuorovaikutteinen väline
- Kun haluat nopean vastauksen, käytä pikaviestimiä (kuten Skype)
- Älä lue sähköpostejasi reaaliaikaisesti
- Varaa sähköpostien lukemiseen lyhyt aika päivästä (ellet toimi asiakaspalvelussa tms.)
- Älä aloita työpäivää sähköpostien lukemisella
- Tee ensin tärkeät asiat, silloin kun useimmat meistä ovat luovimmillaan – aamulla ja aamupäivällä. Älä tuhlaa energiaa sähköposteihin
- Jos kuitenkin lähetät sähköpostia…
- Muotoile viesti lyhyesti ja ytimekkäästi, ja mieti vielä kerran onko jokin muu tapa parempi.
Työn tehostamisen vinkkejä
| # | Vinkki | Kuvaus |
| 1 | Sähköpostin käsitteleminen | Käsittele sähköposti 1-2 kertaa päivässä, sille varattuna ajankohtana, mieluummin myöhemmin päivällä, kun tehokkain ja energisin vireystila on jo mennyt (useimmilla). Älä tuhlaa energiaasi sähköposteihin! Älä aloita päivää sähköpostien lukemisella ja purkamisella (ellei se nimen omaan kuulu tehtäväsi luonteeseen). Aloita päivä tärkeimmillä ja/tai keskittymistä vaativilla tehtävillä. Käytä saapuville sähköposteille eri kansioita, lajittele ne tärkeisiin ja muihin. |
| 2 | Keskeytysten vähentäminen | Ota pois sähköpostin ilmoitusääneet ja -kuvakkeet Tee keskittymistä vaativat tehtävät muualla kuin työpisteelläsi (esim. hiljaisessa tilassa tai kotona) Laita puhelin äänettömälle Älä pidä sosiaalisia medioita auki selaimessasi Säädä älypuhelimesi ilmoituksia (poista push-ilmoitukset), katso sovelluksia vasta sopivina hetkinä (pull-metodi: sinä päätät milloin) Älä vilkuile älypuhelintasi jatkuvasti |
| 3 | Avotoimistossa keskittyminen | Käytä (taustamelu)kuulokkeita, se on samalla merkki muille, että teet keskittymistä vaativaa tehtävää. Vaikka on kuulokkeet, vältä musiikin kuuntelua, sillä se vie huomiosi. |
| 4 | Työn tauottaminen | Pidä säännöllisiä taukoja intensiivisestä työstä. Hyödynnä esim. Pomodoro -tekniikkaa, jossa työ ajastetaan 25 min tekemiseen ja 5 min taukoihin. |
| 5 | Suunnittele työpäiväsi ja -viikkosi | Käytä lyhyt hetki työpäivän suunnitteluun: mitä tehtäviä haluat saada aikaan. Suunnittele myös työviikkosi, esim. perjantaisin päivän päätteeksi käytä hetki seuraavan viikon suunnitteluun. Varaa suunnitteluun kalenteristasi lyhyt aika (esim. 5-10 min). Lyhyt suunnittelu tuottaa isoja hyötyjä, kun seuraat jatkuvasti mitäkä ovat tärkeimpiä tehtäviä ja valmistaudut niihin etukäteen (aivosi prosessoivat taustalla asioita). Ole tavoitteellinen aina ja kaikessa! Pidä tavoitteet kirkkaana, ja suunnittele niihin tähtäävät toimenpiteet. |
| 6 | Työpäivän aloittaminen | Aamun tunnit ovat tehokkaimpia useimmille. Käytä ne viisaasti tekemällä tärkeimpiä tehtäviä (älä aloita työpäivääsi sähköpostien lukemisella). Aloita jokainen päivä 5 min suunnittelulla. |
| 7 | Riittävän hyvä työ | Useimmissa tapauksissa “riittävän hyvä” on parempi kuin “täydellinen”. Riittävän hyvän ja täydellisen välinen ero laadussa ei yleensä korvaa käytettyä työmäärää. Usein kouluarvosana kasin (8) -arvoinen suoritus riittää, ja 80% valmis on OK. |
| 8 | Priorisoi | Tärkeimmät asiat ensin (first things first). “Mikä on tärkeää, on harvoin kiireellistä, ja mikä on kiireellistä, on harvoin tärkeää” (Dwight D. Eisenhower). Tällä perusteella tehtävät voi jakaa ns. Eisenhower-matriisiin, jossa on neljä tehtäväluokkaa: 1) tärkeät ja kiireelliset 2) tärkeät ja ei-kireelliset 3) ei-tärkeät ja kiireelliset 4) ei-tärkeät ja ei-kiireelliset |
| 9 | 80/20 -periaate | Keskity siihen 20% tehtävistä, joka tuottaa 80% halutuista lopputuloksista. Taustalla on havainto, jonka mukaan vain pieni osa töistä tuottaa suurimmat hyödyt, eli suurimman osan tuloksista. V. Pareto teki käytännön havaintoja, joissa 20% syistä vaikutti 80% seurauksista, josta syystä 80/20 -sääntöä kutsutaan Pareton periaatteeksi. |
| 10 | Tee nopeammin | Havainto: työ täyttää sille varatun ajan (Parkinsonin laki). Aseta määräaika aikaistamalla sitä, ja lyhennä käytettävissä olevaa aikaa. Huomaat, että saat aikaan sen mitä tavoittelit. Määräaika (deadline) on usein paras ja toimivin ajuri jonka ansiosta saamme työn tehdyksi. Monet ihmiset saavat asioita aikaan vasta kun deadline on käsillä, siihen asti vetkutellaan (prokrastinoidaan). |
| 11 | Tavoitteellisuus | Aseta tavoitteet työlle ennen kuin mitään aloitetaan. Konkreettiset tavoitteet selkiyttävät tekemistä ja antavat sille ryhtiä. Ilman tavoitteita kaikki tekeminen on vain puuhastelua. Laadulliset tavoitteet ja niistä johdetut mitattavat lopputulokset helpottavat työn tekemistä ja seurantaa. Tavoitteet määrittelevät päämäärän, ja lopputulokset määrittelevät sen, mitä varsinaisesti halutaan saada aikaan. 1) Ensin on selvitettävä ajurit, eli syyt, miksi tehdä jotain. 2) Sitten kun syy on kirkastettu, määritellään tavoitteet joihin tähdätään, ja niiden perusteella voidaan määritellä 3) konkreettiset lopputulokset. Lisätietoja tavoitteellisuudesta: linkki. |
Työn ohjaus & seuranta – Kanban
Käytä työn ohjaukseen ja seurantaan Kanban-menetelmää. Käytännöllistä on hyödyntää sähköistä Kanban-taulua.
Kanban soveltuu tiimille silloin kun:
- Tiimi on tavoitteellinen: sillä on yhdessä sovittuja tavoitteita, sekä niistä johdettuja tehtäviä
- Tehtäviä, niiden jakamista ja edistymistä halutaan seurata yhdessä (esim. viikoittain weekly-palavereissa)
- Tiimin työ on jatkuvaa (ei jaksottaista, time-boxed, kuten säännöllisen pituisiin sprinttehin jaksotettu työ)
Miksi Kanban?
- Kaikki kuuluvat johonkin tiimiin (poikkeuksia aina on)
- Kaikilla tiimeillä tulee olla tavoitteet
- Kaikki tiimin jäsenet tekevät yhdessä tehtäviä tiimin tavoitteiden eteen
- Kaikkia tiimin tehtäviä kannattaa seurata Kanban-taululla
Kanban-taulu tukee työn ohjausta ja seurantaa, sekä helpottaa tiimin yhteistä tehtävien läpikäyntiä säännöllisissä seurantapalavereissa (esim. weekly).
Asiakaslähtöinen palveluasenne
Yhteistyö tehostuu, kun omaksutaan asiakaslähtöinen palveluasenne. “Olemme kaikki toistemme palvelijoita”.
Voimme omaksua konsulttimaisen ajattelutavan:
- pyrimme antamaan aina parasta palvelua johon pystymme,
- pyrimme tuottamaan parasta mahdollista laatua, parhaita mahdollisia lopputuloksia,
- pyrimme jatkuvasti kehittämään osaamistamme, oppimaan muilta ja oppimaan virheistämme.
Kaikessa tekemisessä tulisi ajatella hyötynäkökohtia asiakkaan (tilaajan) näkökulmasta: mikä on asiakkaan välitön hyöty ja/tai pidemmällä aikavälillä syntyvä arvo. “Asiakkaitamme”, tai asiakkaan asemassa olevia, ovat kaikki, joiden kanssa teemme yhteistyötä, tai joille tai joiden vuoksi teemme ylipäätään jotakin.
- Aina tulisi kysyä: “maksaisiko asiakas tästä”.
- Jos asiakas tai asiakkaalle tuotettava lisäarvo on epäselvä, asian tekeminen on todennäköisesti turhaa (Lean “hukkaa”).
- Asiakas on kuningas
Yksinkertaistaminen
Yksinkertainen ratkaisu ongelmaan on usein paras!
Ajatusten rönsyily on ihmiselle luontaista, vaikka yksinkertainen ratkaisu ongelmaan on usein paras. Varsinkin paineen alla tapaamme tehdä asioista turhan monimutkaisia. [HS, “Paineen alla ihminen ajattelee liian vaikeasti..“, tutkimus Nature-lehdessä]
- Ihmiselle on luontaista lähestyä ongelmia lisäämäällä kokonaisuuteen asioita, sen sijaan että vähentäisimme asioita
- Kun yritämme parantaa jotakin, emme ensin ajattelee karsimista, vaan päinvastoin, lisäämme asioita ja lisäämme monimutkaisuutta
- Ihmiset tyypillisesti väkerrämme monimutkaisia himmeleitä organisaatioihimme, mutta yksinkertaisten perusasioiden kuntoon saattaminen tuottaisi eniten hyötyjä
Yleisnero Leonardo Da Vincin kerrotaan sanoneen, että:
- “runo ei ole täydellinen silloin, kun siihen ei ole enää mitään lisättävää, vaan silloin, kun siitä ei voida enää poistaa mitään”.
- Tämä pätee kähes kaikkiin asioihin!
Lähteitä
- Järki töihin!, Sami Paju, Tapani Riekki, Tuuma, 2019.
- Viisas pääsee vähemmällä 2.0, Sampo Sammalisto, Kauppakamari, 2019.
