Liiketoiminnan kyvykkyyden mallintaminen kyvykkyyskanvaasilla

Liiketoiminnan kyvykkyys sisältöineen voidaan mallintaa kyvykkyyskanvaasin avulla. Mallintamisessa voidaan hyödyntää ArchiMate-notaatiota. Alla olevassa kuvassa on esitetty kyvykkyskanvaasi, jossa kyvykkyyselementtiin on sisällytetty (nesting) kyvykkyyden toteuttavat (realisoivat) elementit, sijoitettuina sisältörakenteiden mukaisiin ryhmäelementteihin (grouping-elementteihin).

Kyvykkyyskanvaasin mallintaminen on keräilyä ja koostamista. Kyvykkyyskanvaasiin poimitaan elementtejä kokonaisarkkitehtuurin kuvausvälineen kuvauskannasta. Mikäli elementtejä ei ole kuvauskannassa, niitä luodaan sinne “lennossa”, samalla kun kyvykkyyden sisältöä kuvataan. Tämän seurauksena kuvauskannan uudelleen käytettävien elementtien määrä lisääntyy tarvelähtöisesti, Lean EA -periaatteiden mukaisesti.

Kyvykkyyskanvaasi – yhdessa kaaviossa nähdään kaikki asiat (elementit), jotka tarvitaan, jotta kyseinen toiminnallisuus, kyvykkyys, on mahdollista toteuttaa organisaatiossa.

Kyvykkyyskanvaasi on liiketoimintalähtöisen arkkitehtuurin ydinkuvaus (Business Architecture Core Diagram). Se esittää samassa kaaviossa kaikki liiketoiminnan kannalta merkitykselliset elementit. Kyvykkyyskanvaasi kuvaa kaikki asiat joita tarvitaan, jotta määrättyä toiminnallista asiaa voidaan suorittaa organisaatiossa. Tässä mielessä kyvykkyyskanvaasi kuvaa tarvittavia operatiivisen toiminnan elementtejä. Ja koska kyvykkyyskanvaasi kuvaa mitä asioita operatiivisessa toiminnassa tarvitaan, kyvykkyyskanvaasi kuvaa myös asioita joihin kehittäminen kohdistuu, sekä asioita, joita on liiketoiminnan johtamisen kannalta tärkeätä ymmärtää kokonaisuutena. Se mitä asioita on operatiivisessa toiminnassa, ovat samoja asioita joita kehitetään ja johdetaan.

Yhteystyypit. Mallinnusvälineessä on syytä huolehtia, että kyvykkyyselementin ja sen sisältämien elementtien väille syntyy toteuttaa (realization) yhteys, jotta kuvauskannan analyysit onnistuvat, ja uusien kaavioiden generointi tuo yhteydet tarvittaessa esiin. Joissakin välineissä yhteystyyppi syntyy avusteisesti (esim. Archi-väline kysyy mikä yhteystyyppi valitaan), kun elementtiä ollaan sisällyttämässä (siirtämässä) toisen elementin sisään. Joissakin välineissä taas yhteystyyppi on eksplisiittisesti luotava. Tämä on sinällään pieni toimenpide suorittaa, mutta siitä on syytä huolehtia, jotta analyysit kuvauskannan sisältöön tuottavat oikeata tietoa tarvittaessa.

Kyvykkyyskanvaasiin on koottu kaikki elementit, jotka kyvykkyyteen liittyvät. Koska kyvykkyys on toiminnallinen asia, siihen liittyvät ensisijaisesti toiminnalliset elementit (kuvassa alla vasemmalla). Yksinkertaisuuden vuoksi, ja mallintamisen helpottamiseksi, sekä kuvauskannan (repositiorion) ylläpidon ja hallinnan selkeyden vuoksi, kyvykkyyteen voidaan sisällyttää (nesting) myös kaikki ne rakenteelliset elementit, jotka katsotaan tarkoituksenmukaisiksi (kuvassa alla, oik.).

ArchiMate -spesifikaation mukaista on, että kaikki kuvassa alla esiintyvät toiminnalliset ja rakenteelliset elementit toteuttavat (realisoivat) kyvykkyyden (kuva alla). Näin ollen on mahdollista, ja ArchiMaten mukaan “sallittua” sisällyttää kaikki elementit kyvykkyyselementtiin.

Porautuminen (drill-down). Joissakin kuvausvälineessä (kuten Sparx EA) on mahdollisuus porautua (drill-down) kaavioelementistä alikaavioon, jolloin navigoiminen organisaation mallissa on helppoa: kyvykkyyskartasta voidaan porautua syvemmälle, avaamalla määrätyn kyvykkyyden kyvykkyyskanvaasi. Kyvykkyyskanvaasissa voidaan tarkastella juuri kyseiseen kyvykkyyteen liittyviä toiminnallisia ja rakenteellisia elementtejä, joista kyvykkyys koostuu, ja porautua tarvittaessa tarkemmalle tasolle. Esimerkiksi järjestelmäelementtiin (sovelluskomponenttiin) voi liittyä alikaavio, joka kuvaa järjestelmän loogisen rakenteen (osajärjestelmät, ja niiden toteuttamat sovellusprosessit ja/tai -toiminnot).

Kyvykkyyskanvaasi ja kerrosnäkymä

Kyvykkyyskanvaasin pohjalta voidaan laatia tarvittaessa kerrosnäkymä helposti, koska kyseessä ovat samat elementit. Toisaalta, jos kerrosnäkymiä on jo tehty, niiden pohjalta voidaan koota elementit kyvykkyyskanvaasiin. On valintakysymys, halutaanko tehdä molempia: kyvykkyyskanvaaseja ja kerrosnäkymiä. Vai riittääkö vain toinen näistä? On mahdollista laatia kyvykkyyden alikaavioksi kyvykkyyskanvaasin sijaan kerrosnäkymä. Mallinnustyön kannalta tämä voi olla perusteltua, jos ylläpidettävien kaavioiden määrä halutaan pitää mahdollisimman pienenä. Kerrosnäkymässä esitetään elementtien väliset suhteet eri yhteystyypeillä, kyvykkyyskanvaasissa niitä ei esitetä. Kerrosnäkymässä ei useinkaan esitetä informaatiota, käsitteitä (Business Objects) tai tietoelementtejä (Data Objects), mutta kyvykkyyskanvaasissa ne luetellaan.

Tässä yhteydessä ajatuskulku on, että ensin laaditaan kyvykkyyskanvaasit, mielellään kaikista kyvykkyyksistä. Kyvykkyyskanvaasien koostaminen on helppoa, koska sisältöä voidaan täydentää sitä mukaa kun tietoa saadaan kerättyä (esim. läpikäynneissä sisältöosaajien kanssa). Siiten kun tarvetta ilmenee kerrosnäkymän laatimisen määrätystä kokonaisuudesta, sellainen laaditaan tarvelähtöisesti. Kerrosnäkymällä voidaan kuvata lähes mitä vaan katsotaan kuvaamisen arvoiseksi. Tyypillisesti kyseessä on jokin looginen kokonaisuus, joka on kulloisenkin kehittämisen kannalta mielenkiintoinen ja ajankohtainen. Se voi olla jokin konsepti, joka käsittelee määrättyä kokonaisuutta, se voi olla jokin palvelukokonaisuus, palvelualue tai prosessialue, jokin liiketoiminnallinen kokonaisuus jne.

Kyvykkyyskanvaasin esimerkkejä

Tässä esimerkkejä kyvykkyyskanvaasin soveltamisesta. Kyvykkyyskanvaasin sisältörakenteet voidaan nimetä sen mukaan, mikä on organisaation kyvykkyyksien kuvaamisen kannalta tarkoituksenmukaista.

Sydänkirurgia kyvykkyyskanvaasi

Vakuutuskorvausten hallinta kyvkkyyskanvaasi

Vakuutuskorvausten hallinta -kokonaisuuden kerrosnäkymä

Kyvykkyyden kuvaaminen kyvykkyyskanvaasin avulla koostaa yhteen kuuluvat elementit, jonka yhteydessä on helppoa laatia kerrosnäkymä tästä samasta alueesta. Edelleen, jos kerrosnäkymiä tai vastaavia on jo kuvattu, niiden pohjalta on helppoa laatia kyvykkyyskanvaaseja.

Strateginen arkkitehtuuri

Organisaation liiketoiminnan muutokset (business transformation) suunnitellaan ylätasolla. Tällöin organisaation strategisista tavoitteista johdetaan lopputuloksia, jotka voidaan edelleen kohdistaa määrättyihin liiketoiminnan kyvykyyksiin. Liiketoiminnan kyvykkyyksien kautta päästään konkreettisiin operatiivisen toiminnan elementtehin.

Kun ylätason strateginen arkkitehtuuri on määritelty, voidaan laatia arkkitehtuurin tiekartta (roadmap). Sen avulla voidaan suunnitella missä järjestyksessä muutoksia toteutetaan, ja mihin kyvykkyyksiin ne kohdistuvat.

Kyvykkyyksien kehittämisen tiekartta – arkkitehtuurin roadmap

Organisaation liiketoiminnan kehittämisen arkkitehtuurin tiekartta voidaan laatia ArchiMatella monin eri tavoin. Kyseessä on siis arkkitehtuurin keinoin esitetty tiekartta, erotuksena tyypilliseen projektinhallinnalliseen, aikajanapohjaiseen esitykseen, ns. Gantt-kaavioon. Kuvassa alla on esitetty eräs tapa kuvata arkkitehtuurin siirtymävaiheita (transitioita), jotka perustuvat muutoksiin määrätyissä kyvykkyyksissä. Siirtymävaiheet mallinnetaan tasanne (Plateau) -elementillä.

Muutosohjelman / hankkeen / projektin tavoitteita voidaan kytkeä kyvykkyyksiin esimerkiksi alla olevan kaavion esittämällä tavalla.

Eräs tapa kytkeä tavoitteet kyvykkyyksiin: vaiheiden (Plateau) / transitioiden kautta (kuva alla).

Kyvykkyyden kehittämisen tiekartta (roadmap)

Yksittäisen kyvykkyyden kehittämisen tiekartta voidaan esittää ArchiMatella alla olevan kaavion mukaisesti. Siinä tasanne-elementeillä (Plateau) kuvattuihin siirtymävaiheisiin on sisällytetty (nesting) ne kyvykkyyden elementit, joihin kohdistuu muutoksia tai jotka ovat uusia.

Tässä tiekartassa yhdistyvät kokonaisarkkitehtuuri (Enterprise Architecture) ja ratkaisuarkkitehtuuri (Solution Architecture). Tämän arkkitehtuurin tiekartan avulla on mahdollista osoittaa mihin muutokset tarkalleen kohdistuvat. Esimerkiksi, mihin järjestelmiin ja/tai osajärjestelmiin muutokset vaikuttavat, mihin käyttöliittymiin (GUI) tai sovellusrajapintoihin (API), mihin toiminnallisuuksiin (application functions) tai eräajoihin (batch processes), ja mihin teknologioihin jne.

Kyvykkyydet ja tietovirrat

Organisaatiosuunnittelun ylätasolla, strategisella tasolla, kyvykkyydet ovat kiinnostavia toiminnallisia osa-alueita. Kyvykkyydet ovat luonteeltaan abstrakteja, ne kokoavat yhteen kuuluvat asiat saman sateenvarjokäsitteen alle.

Tietovirrat ovat luonteeltaan hyvin konkreettisia, ja niitä on syytä tunnistaa operatiivisella tasolla. Siksi tietovirtoja kuvataan toimintamallitasolla, käytännössä toimijoiden, prosessien tai järjestelmien välillä. Tarkkaan ottaen tietovirtoja esiintyy reaalimaailmassa rakenteellisten elementtien, eli toimijoiden ja järjestelmien, välillä. Prosessit kun kuvaavat toimintaa, jota jokin toimija (tai useat toimijat) suorittaa.

Kyvykkyyksien kautta voidaan edetä tarkempien tietovirtojen tunnistamiseen. Ensin tunnistetaan kyvykkyydet, sitten niiden sisältämät, toiminnalliset ja rakenteelliset elementit. Ne ovat luonteeltaan hyvin konkreettisia, sillä ne kuvaavat operatiivista toimintaa. Tämän jälkeen on mahdollista kuvata tietovirtoja konkreettisten, operatiivisen toiminnan elementtien (kuten järjestelmien) välillä.

Lisämateriaali

Viitearkkitehtuurit ja materiaalit

Liiketoiminnan kyvykkyys on keskeinen käsite monissa viitearkkitehtuureissa, sekä useissa eri materiaaleissa (kuten Gartner ja Open Group). Alla olevassa taulukossa esimerkkejä viitearkkitehtuureista ja materiaaleista, joissa liiketoiminnan kyvykkyys on vahvasti esillä:

• Nato Architecture Framework (NAF)
• BIAN (Banking Industry Architecture Network), pankkisektorin laaja viitearkkitehtuuri (linkki)
  • Provides a comprehensive model of the business capabilities; Expressed in the ArchiMate 3 language
• The Digital Practitioner Body of Knowledge™ (DPBoK) (linkki)
• European Interoperability Reference Architecture (EIRA) (linkki)
• European Reference Architecture for digital healthcare Eurooppalainen digitaalisen terveydenhuollon viitearkkitehtuuri (linkki)
• IT4IT Reference Architecture (linkki)
• IT-CMF, IT Capability Maturity Framework
  • A comprehensive suite of proven management practices, assessment approaches and improvement strategies covering 37 management disciplines or Critical Capabilities (CCs)
• ITIL4

Monet em. viitearkkitehtuureista on kuvattu ArchiMate-notaatiolla, ja niiden ArchiMate-malli on vapaasti saatavilla.

Alla kyvykkyyskarttaesimerkit BIAN- ja IT4IT -viitearkkitehtuureista.

BIAN (Banking Industry Architecture Network) – Capability Model

IT4IT – Capability Model

IT4IT viitearkkitehtuurista on saatavilla kattava ArchiMate malli, joka sisältää mm. kyvykkyyskartan (kuva alla).

Onko mallintaminen tiedettä vai taidetta?

Malli on aina näkemys todellisuudesta, jota malli ei voi milloinkaan kattaa täydellisesti. Malli voi olla tarkka tai hyvin ylimalkainen. On sanottu että “kaikki mallit ovat vääriä, mutta jotkut mallit ovat hyödyllisiä”. Tämä on täysin hyväksyttävää, sillä on ymmärrettävää, ettei kaikkia yksityiskohtia voida tuoda esiin, eikä kannata. On siis valittava tarkkuustaso (level of details), joka on tarkoituksenmukainen. Mallin tarkoitus on palvella kommunikaatiossa, yhteisen ymmärryksen lisäämisessä. On valittava myös laajuus (scope) jota malli kuvaa. Kun mallin tarkkuustaso ja laajuus on valittu tarkoituksenmukaisesti, malli auttaa ymmärtämään kehitettävää kokonaisuutta. Mitä laajempi kokonaisuus on kyseessä, sitä karkeammalta abstraktiotasolta kuvaaminen on syytä aloittaa. Kyvykkyyspohjainen kehittäminen on organisaation tarkastelua ylhäältä-alas, korkealta abstraktiotasolta tarkemmalle tasolle etenevää. Malli on kontekstisidonnainen, mutta yleisenä periaatteena ja lähtökohtana kyvykkyyspohjainen tarkastelu on mahdollisimman yleiskäyttöinen.

Mallintamisessa kartat auttavat hahmottamaan kehitettävää organisatorista kokonaisuutta, vastaavasti kuten kartat auttavat ymmärtämään maantieteellisiä asioita. Esimerkiksi Google Maps -karttapalvelun avulla voidaan tarkastella vaikkapa Euroopan valtioita, ja zoomata lähemmäksi kun haluamme tarkastella vaikkapa Italian kaupunkeja ja niiden välisiä teitä. Organisaation tarkastelun ylin taso on arvovirrat ja kyvykkyydet, jolta tasolta voidaan porautua tarkemmalle tasolle ja tarkastella esimerkiksi palveluita ja prosesseja.

“Kaikki mallit ovat virheellisiä, mutta osa on hyödyllisiä” (George Box)

“Maailma on hyvin kompleksi ja sekava paikka, ja on mahdotonta huomioida kaikkea, mikä vaikuttaa meihin, työhömme tai sen tuloksiin. Koska kaikkea ei koskaan voi huomioida, voidaan todeta, että yllä oleva tilastotieteilijä George Boxin ajatus on totta – kaikki mallit ovat vääjäämättä virheellisiä. Tästä seuraa, että mitään mallia ei voi tehdä virheettömäksi lisäämällä sen monimutkaisuutta. Sen sijaan monimutkaisuuden kasvattaminen voi tehdä mallista käyttökelvottoman. Otetaan esimerkiksi vaikkapa myyntiprosessi – tai kaksi sellaisen versiota. Myyntiprosessissa A on viisi vaihetta. Myyntiprosessissa B vaiheita on viisitoista. Kumpi myyntiprosessi on helpompi hahmottaa? Kumpaa on helpompi toteuttaa? Tietenkin A-versiota, sillä se pysyy mielessä. Ja jos prosessi ei pysy mielessä, siitä on vaikea tehdä tapaa. On hyvin todennäköistä, että myyntiprosessi B on tarkempi mallinnus siitä, miten asiakas ostaa. Mutta tarkempi ei aina ole parempi. Kaikki mallit ovat virheellisiä – avainasia on tunnistaa, milloin malli on niin virheellinen, että se lakkaa olemasta hyödyllinen.” (Lähde: Trainers’ House materiaali.)

Mallintamista on turha yrittää selittää kaikille, koska kaikki eivät sitä tule koskaan ymmärtämään.
Sitten on joukko ihmisiä, joille sitä kannattaa yrittää selittää, jotta he ymmärtäisivät.
Sitten on joitakin ihmisiä, jotka ymmärtävät selittämättäkin.

Yksinkertaistaminen

Yksinkertainen ratkaisu ongelmaan on usein paras!

Onko yksinkertainen aina parempi? Onko aina syytä pyrkiä yksinkertaistamaan asioita? Kyllä, sikäli että rönsyily on ihmiselle luontaista, vaikka yksinkertaisin ratkaisu ongelmaan kuin ongelmaan on usein paras. Pyrimme tekemään asioista turhan monimutkaisia.  [HS, “Paineen alla ihminen ajattelee liian vaikeasti..“, tutkimus Nature-lehdessä].

• Ihmiselle on luontaista lähestyä ongelmia lisäämäällä kokonaisuuteen asioita, sen sijaan että vähentäisimme asioita 
• Kun yritämme parantaa jotakin, emme ensin ajattelee karsimista, vaan päinvastoin, lisäämme asioita ja lisäämme monimutkaisuutta 
• Ihmiset tyypillisesti väkerrämme monimutkaisia himmeleitä organisaatioihimme, mutta yksinkertaisten perusasioiden kuntoon saattaminen tuottaisi eniten hyötyjä 

Yleisnero Leonardo Da Vincin kerrotaan sanoneen, että: “runo ei ole täydellinen silloin, kun siihen ei ole enää mitään lisättävää, vaan silloin, kun siitä ei voida enää poistaa mitään”. Tämä pätee kähes kaikkiin asioihin!

Yksinkertaistamiseen on useita periaatteita:

• KISS -sääntö: keep it simple, stupid! Mm. Juhani Tamminen viljeli tätä periaattetta korostaakseen, että yksinkertaiset perusasiat usien riittävät
• Occamin partaveitsi: eli säästäväisyyden periaate, jonka mukaan ilmiöitä selittävien tekijöiden määrän tulee olla mahdollisimman vähäinen. Selityksistä tulee siis karsia kaikki ylimääräiset tekijät eli teorioiden tulee olla mahdollisimman yksinkertaisia. Occamin partaveitsen mukaan kilpailevista, yhtä selitysvoimaisista teorioista tulisi valita yksinkertaisin. [Wikpedia]
  • Nimitys ”partaveitsi” viittaa ajatukseen siitä, että periaate leikkaa teoriasta pois ylimääräiset oletukset. Periaate kuvasi alun perin taipumusta minimalismiin. Nykyisin se ymmärretään usein nyrkkisääntönä, joka suosii taloudellisuutta ja yksinkertaisuutta erityisesti tieteellisissä teorioissa.

• Einsteinin hiomakivi: teorian tulee olla mahdollisimman yksinkertainen, muttei liian yksinkertainen, ollakseen todennäköisimmin tosi.

Suunnittelu

Suunnittelu on tarpeellista ja hyödyllistä.

“Suunnitelmat ovat turhia, mutta suunnittelu on elintärkeätä” (Dwight D. Eisenhower).

“Kaikilla on suunnitelma, kunnes tulee turpaan” (Mike Tyson).

Ammattimainen mallintaminen tarvitsee ja ansaitsee, asianmukaiset ja tarkoituksenmukaiset välineet.

Katso video “Organisaation liiketoiminnan kyvykkyyspohjainen kehittäminen“.

— Eero Hosiaisluoma