Palvelumuotoilu ja kokonaisarkkitehtuuri – yhdessä enemmän

Kohti kokonaisvaltaista, asiakaslähtöistä liiketoiminnan kehittämistä

Yhdessä enemmän kuin erillään

Organisaatioissa on paljon osaamista liiketoiminnan kehittämiseen. On palvelumuotoilijoita, kokonaisarkkitehteja, liiketoiminta-arkkitehteja, prosessiasiantuntijoita, teknologia-asiantuntijoita ja monia muita osaajaryhmiä. Kaikilla on omat menetelmänsä, välineensä ja erityisosaamisensa.

Mutta kuinka hyvin nämä osaajat tekevät yhteistyötä? Kuinka usein kehittämistarpeita käsitellään yhdessä, heti alusta asti? Entä kuinka hyvin asiakkaiden tarpeet, liiketoiminnan tavoitteet ja organisaation operatiivinen toiminta yhdistyvät kehittämisessä?

Usein eri osaajaryhmät toimivat erillään, omissa siiloissaan. Palvelumuotoilijat keskittyvät asiakaskokemukseen, arkkitehdit organisaation toimintaan ja rakenteeseen ja teknologia-asiantuntijat järjestelmiin ja ratkaisuihin, kehitystiimeillä on myös oma kuplansa. Kukin tarkastelee samaa organisaatiota omasta näkökulmastaan.

Tällöin vaarana on, että kokonaisuus jää näkemättä. Kehittäminen voi katketa palvelumuotoilun ja arkkitehtuurin väliltä. Asiakaslähtöinen suunnittelu ei välttämättä johda tarvittaviin operatiivisen toiminnan muutoksiin. Samoja asioita saatetaan selvittää ja kuvata moneen kertaan eri välineillä ja eri tarkoituksiin.

Mitä jos yhdistäisimme nämä osaamisalueet ja niiden parhaat käytännöt?
Mitä jos palvelumuotoilijat ja kokonaisarkkitehdit alkaisivat tehdä kehittämistyötä yhdessä?

Kyse ei ole uudesta menetelmästä eikä siitä, että jostakin olemassa olevasta pitäisi luopua. Kyse on uudenlaisesta tavasta yhdistää olemassa olevaa osaamista, menetelmiä ja välineitä.

Tähän Enterprise Design tarjoaa kokonaisvaltaisen lähestymistavan ja EDGY yhteisen kielen.

Yhteistyön lähtökohta on yksinkertainen: eri osaamisalueet täydentävät toisiaan. Yhdessä ne voivat saada aikaan enemmän kuin erillään.

1 + 1 > 2

Miksi yhteistyö on nyt ajankohtaisempaa kuin koskaan?

Organisaatioiden toimintaympäristö muuttuu nopeasti. Asiakkaiden tarpeet ja odotukset muuttuvat, teknologiat kehittyvät, tekoäly tuo uusia mahdollisuuksia ja toiminnan tehokkuudelle asetetaan kasvavia vaatimuksia. Samalla organisaatioiden toiminta on yhä monimutkaisempaa. Palvelut ja tuotteet syntyvät monien toimijoiden, prosessien, tietojen, järjestelmien ja teknologioiden yhteisvaikutuksesta. Organisaatiot toimivat osana laajempia ekosysteemejä.

Yksittäisen tuotteen, palvelun, prosessin tai tietojärjestelmän kehittäminen ei välttämättä ratkaise asiakkaan kokemaa ongelmaa. Ongelman syyt voivat olla muualla organisaation toiminnassa, joskus useiden yksikkö- ja organisaatiorajojen takana. Tai ehkä tulokulma onkin täysin väärä, kaavoihin kangistunut, ja näkökulman vaihtaminen toisi uuden tavan lähestyä ongelmaa ja tuoda siihen raikas ratkaisu.

Asiakkaan näkökulmasta organisaation toiminta on kuitenkin yksi kokonaisuus. Asiakas ei ole kiinnostunut organisaation sisäisestä rakenteesta, vastuista tai järjestelmistä. Hän haluaa saada asiansa hoidettua mahdollisimman sujuvasti. Hänellä on homma hoidettavana (Job To Be Done).

Tästä seuraa tärkeä havainto:

Asiakaslähtöinen kehittäminen edellyttää myös
organisaation operatiivisen toiminnan ja rakenteen ymmärtämistä.

Palvelumuotoilu ja kokonaisarkkitehtuuri täydentävät toisiaan

Palvelumuotoilu tuo kehittämiseen asiakasymmärryksen. Se auttaa ymmärtämään asiakkaiden tarpeita, tehtäviä, käyttäytymistä ja kokemuksia. Palvelumuotoilun avulla voidaan tunnistaa asiakkaiden ongelmia, löytää uusia mahdollisuuksia ja suunnitella parempia palveluita.

Kokonaisarkkitehtuuri puolestaan auttaa ymmärtämään organisaation toimintaa ja rakennetta kokonaisuutena: kyvykkyyksiä, prosesseja, ihmisiä, tietoja, järjestelmiä, teknologioita ja niiden välisiä riippuvuuksia.

Näiden osaamisalueiden näkökulmat ovat erilaiset, mutta niiden tavoitteet ovat yhteensopivia.

Palvelumuotoilu	Kokonaisarkkitehtuuri
Asiakas ja käyttäjä	Organisaation toiminta ja rakenne
Asiakastarpeet ja -kokemus	Kyvykkyydet ja resurssit
Asiakaspolut ja palvelukokemukset	Prosessit ja operatiivinen toiminta
Palvelukonseptit ja palvelumallit	Tiedot, järjestelmät ja teknologiat
Mitä ja kenelle?	Miten ja millä?

Palvelumuotoilu auttaa ymmärtämään, millaisia palveluita asiakkaat tarvitsevat ja miten he kokevat ne. Kokonaisarkkitehtuuri auttaa ymmärtämään, miten nämä palvelut tuotetaan ja mitä organisaation toiminnassa ja rakenteessa on muutettava.

Yhteistyössä voidaan yhdistää asiakkaan kokemus ja organisaation operatiivinen toiminta. Näin kehittämisessä huomioidaan sekä asiakkaan tarpeet että organisaation kyky vastata niihin.

Muotoiluajattelu ja systeemiajattelu kohtaavat

Palvelumuotoilun ja kokonaisarkkitehtuurin yhteistyössä kohtaavat kaksi toisiaan täydentävää ajattelutapaa: muotoiluajattelu (Design Thinking) ja systeemiajattelu (Systems Thinking). Muotoiluajattelu on ihmiskeskeinen, tutkiva ja kokeileva lähestymistapa. Se auttaa ymmärtämään ongelmia ja tarpeita, löytämään uusia mahdollisuuksia sekä muotoilemaan ja testaamaan ratkaisuja. Systeemiajattelu puolestaan auttaa ymmärtämään kokonaisuuksia, niiden osien välisiä suhteita, riippuvuuksia ja syy-seurausvaikutuksia. Se auttaa näkemään, miten yhden osan muuttaminen vaikuttaa muihin osiin ja koko organisaation toimintaan.

Nämä ajattelutavat eivät ole toistensa vastakohtia. Päinvastoin ne täydentävät toisiaan. Muotoiluajattelu auttaa löytämään oikeita asioita kehitettäväksi. Systeemiajattelu auttaa ymmärtämään, miten nämä asiat liittyvät kokonaisuuteen ja mitä niiden muuttaminen edellyttää.

Yhdessä muotoiluajattelu ja systeemiajattelu muodostavat perustan kokonaisvaltaiselle, ihmiskeskeiselle liiketoiminnan kehittämiselle.

Enterprise Design – kokonaisvaltainen lähestymistapa liiketoiminnan kehittämiseen

Liiketoiminnan kehittäminen (Business Development) on organisaation toiminnan ja rakenteen tavoitteellista muuttamista paremmaksi. Sen tarkoituksena on tuottaa arvoa asiakkaille ja organisaatiolle.

Kokonaisvaltaisessa liiketoiminnan kehittämisessä yhdistyvät kolme toisiaan täydentävää näkökulmaa:

1. Strateginen liiketoiminnan suunnittelu – miksi ja mihin?
   • Organisaation tarkoitus, strategia, tavoitteet ja suunta.
2. Palvelumuotoilu – mitä ja kenelle?
   • Asiakkaiden tarpeet, asiakaskokemus, asiakaspolut sekä palvelut ja tuotteet.
3. Kokonaisarkkitehtuuri – miten ja millä?
   • Organisaation operatiivinen toiminta, kyvykkyydet, prosessit, tiedot, järjestelmät ja teknologiat.

Nämä näkökulmat vastaavat myös kolmeen kehittämisen kannalta keskeiseen kysymykseen:

Näkökulma	Arviointiperuste	Keskeinen kysymys
Liiketoiminta	Elinkelpoisuus (Viability)	Miksi? Onko muutos strategisesti ja liiketoiminnallisesti perusteltu?
Asiakas	Haluttavuus (Desirability)	Mitä? Onko muutos asiakkaiden ja käyttäjien kannalta tarpeellinen ja hyödyllinen?
Operatiivinen toiminta	Toteutettavuus (Feasibility)	Miten? Onko muutos toteutettavissa ja sovitettavissa organisaation toimintaan?

Kehittämiskohteita voidaan tarkastella näiden kolmen näkökulman kautta riippumatta siitä, ovatko muutokset strategisia vai operatiivisia, suuria vai pieniä.

Enterprise Design yhdistää näkökulmat

Enterprise Design eli liiketoiminnan muotoilu tarjoaa lähestymistavan näiden näkökulmien yhdistämiseen. Se on kokonaisvaltaista, ihmiskeskeistä ja yhteistyöhön perustuvaa organisaation kehittämistä. Sen avulla voidaan tarkastella samanaikaisesti organisaation tarkoitusta ja tavoitteita, asiakkaiden tarpeita ja kokemuksia sekä organisaation toimintaa ja rakennetta.

Enterprise Designin EDGY-näkökulmamalli yhdistää kolme näkökulmaa:

1. identiteetin (Identity),
2. kokemuksen (Experience) ja
3. arkkitehtuurin (Architecture).

Enterprise Design ei korvaa strategista suunnittelua, palvelumuotoilua tai kokonaisarkkitehtuuria. Se tuo ne yhteen.

Keskeinen ajatus on, että organisaatiota ei tarkastella toisistaan irrallisina osina, vaan kokonaisuutena, jossa kaikki vaikuttaa kaikkeen. Kehittämisessä voidaan vaihtaa näkökulmaa tilanteen mukaan ja tarkastella muutosten syitä, seurauksia ja riippuvuuksia.

Enterprise Architecture + Service Design = Enterprise Design

Kokonaisarkkitehtuurin uudistuminen osaksi kehittämistä

Kokonaisarkkitehtuurin kannalta tämä tarkoittaa merkittävää ajattelutavan muutosta. Perinteinen kokonaisarkkitehtuuri on monissa organisaatioissa keskittynyt arkkitehtuurikuvausten laatimiseen, dokumentointiin, hallintaan ja ohjaukseen. Arkkitehtuurityöstä on saattanut muodostua erillinen, osittain sisäänpäin kääntynyt toiminto. Kokonaisarkkitehtuurin tarkoitus ei kuitenkaan ole tuottaa kuvauksia kuvausten vuoksi.

Kokonaisarkkitehtuuri on organisaation liiketoiminnan kehittämisen käytäntö (practice),
joka auttaa ymmärtämään ja kehittämään kokonaisuutta.

Kokonaisarkkitehtuurin arvo syntyy sen vaikutuksista liiketoimintaan: paremmista palveluista ja tuotteista, paremmasta asiakaskokemuksesta sekä tehokkaammasta operatiivisesta toiminnasta. Palvelumuotoilun kanssa tehtävä yhteistyö on konkreettinen tapa tuoda kokonaisarkkitehtuuri lähemmäksi asiakasta ja liiketoiminnan kehittämistä. Tällöin arkkitehdit eivät toimi erillään kehittämisestä, vaan osallistuvat siihen yhdessä muiden osaajien kanssa. Kokonaisarkkitehtuurin uudistuminen on mahdollisuus lisätä vaikuttavuutta organisaatiossa.

Yhteistyömalli – miten kehittämistä tehdään yhdessä?

Miten kokonaisvaltainen liiketoiminnan kehittäminen toteutetaan käytännössä?

Ratkaisuna on yhteistyömalli, jossa eri osaajaryhmät yhdistävät osaamisensa ja käsittelevät organisaation kehittämis- ja muutostarpeita yhdessä. Yhteistyömalli on toiminnallinen kehittämisen käytäntö, ei uusi hallinnollinen rakenne.

Kyseessä voi olla moniammatillinen virtuaalitiimi, joka auttaa tunnistamaan ja arvioimaan kehittämistarpeita, muodostamaan yhteisen näkemyksen ja suunnittelemaan tarvittavat kehittämistoimenpiteet.

Yhteistyön keskeisen työparin muodostavat palvelumuotoilija ja liiketoiminta-arkkitehti. Tässä liiketoiminta-arkkitehti = liiketoimintalähtöinen kokonaisarkkitehti.

Heidän lisäkseen osallistuvat tarpeen mukaan muut asiantuntijat, kuten liiketoiminnan edustajat, prosessiasiantuntijat, riskienhallinnan asiantuntijat, tietoturva-asiantuntijat ja teknologiaosaajat. Kaikkien ei tarvitse osallistua kaikkeen. Tarvittava osaaminen kootaan kulloisenkin kehittämistarpeen ympärille.

Yhteistyön voima – osaamisen ristipölytys

Yhteistyö (Collaboration) tarkoittaa moniammatillista yhdessä tekemistä, jossa jokainen osallistuja tuo mukanaan erityisosaamistaan, näkemyksiään ja kokemuksiaan. Juuri eri osaamisalueiden kohtaamisessa syntyy uutta ymmärrystä. Asiantuntijat tarkastelevat samaa asiaa eri näkökulmista, kysyvät erilaisia kysymyksiä ja tunnistavat sellaisia riippuvuuksia ja mahdollisuuksia, joita kukaan ei välttämättä yksin huomaisi. Tätä voidaan kutsua osaamisen ristipölytykseksi.

Yhteistyö mahdollistaa kokonaisvaltaisen systeemisen tarkastelun, jossa voidaan tunnistaa kehittämistarpeiden todellisia syitä ja seurauksia. Sen avulla voidaan määritellä kehittämisen keskeiset asiat:

• Ajurit (Drivers): miksi muutos on tarpeellinen?
• Tavoitteet (Goals): mitä halutaan muuttaa tai saavuttaa?
• Lopputulokset (Outcomes): mitä hyötyjä tai vaikutuksia muutoksella tavoitellaan?
• Kehittämistoimenpiteet (Actions): mitä muutoksen aikaansaamiseksi tehdään?
• Tuotokset (Outputs): mitä konkreettista kehittämistoimenpiteiden tuloksena syntyy?

Yhteistyö ei ole vain tietojen vaihtamista eri asiantuntijoiden välillä. Se on yhteistä ajattelua, ongelmanratkaisua ja suunnittelua.

Yhteinen ymmärrys ei synny yhdistämällä erillisiä dokumentteja jälkikäteen,
vaan tarkastelemalla ja suunnittelemalla asioita yhdessä.

Kysynnänhallinta – kehittämistarpeet yhteiseen käsittelyyn

Yhteistyömallin keskeinen tehtävä on kehittämis- ja muutostarpeiden käsittely eli kysynnänhallinta (Demand Management).

Kehittämistarpeita syntyy eri puolilla organisaatiota. Ne voivat olla lähtöisin asiakkaiden tarpeista, strategisista tavoitteista, operatiivisen toiminnan ongelmista, sääntelyn muutoksista tai uusista teknologisista mahdollisuuksista. Kaikkia tarpeita ei kuitenkaan pidä muuttaa suoraan kehitysprojekteiksi tai järjestelmähankinnoiksi.

Ensin on ymmärrettävä, mistä on kysymys.

• Mikä on kehittämistarpeen todellinen syy?
• Mitä muutoksella tavoitellaan?
• Mitä vaikutuksia sillä on asiakkaisiin ja organisaation toimintaan?
• Mitä vaihtoehtoja on olemassa?

Yhteistyömallissa kehittämistarpeet tuodaan yhteiseen käsittelyyn mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Näin voidaan huomioida kaikki oleelliset näkökulmat ennen ratkaisuihin sitoutumista. Tavoitteena on, että kehittämistoiminta ei käynnisty suoraan ennalta valitusta ratkaisusta, vaan tunnistetusta ja ymmärretystä tarpeesta.

Kehittämisprosessin alkuvaihe – konseptointi

Yhteistyömalli sijoittuu erityisesti kehittämisprosessin alkuun, jossa kehittämistarpeet käsitellään ja konseptoidaan. Kehittämisen kokonaisuus voidaan hahmottaa kolmen vaiheen kautta:

1. Konseptointi – tutkitaan ja muotoillaan. Kehittämistarve käsitellään moniammatillisesti. Selvitetään tarve, sen syyt, tavoitteet, rajaus, riippuvuudet, vaikutukset, riskit ja ratkaisuvaihtoehdot. Tuloksena syntyy konseptikuvaus päätöksenteon tueksi.
2. Toteutus – suunnitellaan ja rakennetaan. Hyväksytty konsepti etenee (kehitysportfolion hallinnan kautta) toteutukseen, jossa tarvittavat muutokset suunnitellaan tarkemmin ja toteutetaan. Toteutus voi tarkoittaa esimerkiksi palvelun, tuotteen, prosessin, toimintamallin tai tietojärjestelmän kehittämistä tai hankkimista (make or buy).
3. Operatiivinen toiminta – tuotetaan arvoa. Toteutettu muutos otetaan käyttöön osana organisaation toimintaa. Sen vaikutuksesta syntyvät varsinaiset hyödyt asiakkaalle ja organisaatiolle.

Vaiheet eivät muodosta jäykkää lineaarista putkea. Kehittäminen on iteratiivista: uutta tietoa syntyy koko ajan, ja sen perusteella voidaan palata tarkentamaan tarpeita, tavoitteita ja ratkaisuja. Oleellista on erottaa kehittämisen tuotokset ja lopputulokset toisistaan. Uusi palvelu tai järjestelmä on tuotos. Parempi asiakaskokemus, sujuvampi toiminta tai pienemmät kustannukset ovat tavoiteltuja lopputuloksia.

Kehittämisen onnistumista tulee arvioida ensisijaisesti saavutettujen lopputulosten, ei tuotettujen dokumenttien tai toteutettujen hankkeiden määrän perusteella.

Konseptikuvaus – yhteisen suunnittelun tuotos

Konseptikuvaus on yhteistyömallin keskeinen tuotos. Sen tarkoituksena on muodostaa riittävä yhteinen ymmärrys kehittämiskohteesta, jotta voidaan arvioida, onko muutos perusteltu ja miten sen kanssa kannattaa edetä.

Konseptikuvaus voidaan laatia yhteisessä työpajassa, jota palvelumuotoilija ja liiketoiminta-arkkitehti fasilitoivat. Kehittämistarpeen omistaja tuo esiin liiketoiminnallisen tarpeen ja tavoitellut hyödyt. Palvelumuotoilija tarkastelee asiakasnäkökulmaa ja arkkitehti muutoksen vaikutuksia organisaation toimintaan ja rakenteeseen. Muut asiantuntijat osallistuvat tarpeen mukaan.

Konseptikuvaus voi sisältää kehittämistarpeen kuvauksen, ajurit, tavoitteet, tavoitellut lopputulokset, asiakastarpeet, nykytilanteen ongelmat, tavoitetilan, riippuvuudet, vaikutukset, riskit, ratkaisuvaihtoehdot ja ehdotetut kehittämistoimenpiteet. Kuvauspohja kannattaa vakioida, jotta kehittämiskohteita voidaan käsitellä yhdenmukaisesti ja vertailla keskenään. Konseptin laatimisessa voidaan hyödyntää erilaisia palvelumuotoilun ja arkkitehtuurin menetelmiä, kuten asiakaspolkuja, palvelumalleja, kyvykkyyskarttoja, prosessikuvauksia ja vaikutusanalyysejä. Kuvausten määrä ja tarkkuus määräytyvät tarpeen mukaan.

Kuvataan vain tarpeeseen ja vain riittävästi – just in time, just enough.

EDGY – yhteinen kieli ja kuvaustapa

Yhteistyön onnistuminen edellyttää yhteistä kieltä. Eri osaajaryhmillä on tyypillisesti omat käsitteensä, kuvaustapansa ja välineensä. Palvelumuotoilijat kuvaavat asiakaspolkuja ja palvelumalleja. Arkkitehdit kuvaavat kyvykkyyksiä, prosesseja, tietovirtoja ja järjestelmiä. Molemmat kuvaavat samaa organisaatiota, mutta eri näkökulmista.

EDGY (Enterprise Design Graph InterplaY) tarjoaa yksinkertaisen ja visuaalisen kuvauskielen, jonka avulla nämä näkökulmat voidaan yhdistää. EDGY soveltuu yhteissuunnitteluun (Co-design), yhteiskehittämiseen (Co-creation) ja yhteistyöhön (Collaboration). Sen avulla voidaan muodostaa yhteinen ymmärrys organisaation toiminnasta ja rakenteesta sekä niihin kohdistuvista kehittämistarpeista. EDGY ei korvaa olemassa olevia erikoistuneita menetelmiä tai kuvauskieliä, vaan täydentää niitä. Se tarjoaa yhteisen, helposti ymmärrettävän ylätason kuvaustavan eri osaajaryhmien käyttöön.

EDGY esimerkki

Asiakaslähtöinen kehittäminen edellyttää organisaation toiminnan ja rakenteen ymmärtämistä. Palvelumuotoilu tuo asiakasymmärryksen, kokonaisarkkitehtuuri kytkee sen kyvykkyyksiin, prosesseihin, tietoihin ja järjestelmiin.

Palvelumalli (Service Blueprint) on konseptikuvaus, joka on palvelumuotoilun ja kokonaisarkkitehtuurin yhteistyön tuotos. Se kuvaa kehitettävän kohdealueen kontekstin. Se avulla voidaan kytkeä asiakkaan toiminta organisaation sisäiseen toimintaan.

Yksinkertainen, mutta ilmaisuvoimainen

EDGY vahvuus on sen yksinkertaisuus. Kuvauskieli sisältää rajatun joukon elementtityyppejä ja vain kaksi varsinaista yhteystyyppiä: yhteys (Link) ja virta (Flow). Elementeillä on tunnistettavat muodot ja värit. EDGY periaatteet ovat siksi suhteellisen helposti opittavissa ja ymmärrettävissä myös niille, jotka eivät ole aiemmin tehneet arkkitehtuurikuvauksia.

EDGY mahdollistaa saman asian tarkastelun eri näkökulmista ja eri tarkkuustasoilla.

Enterprise Wheel on eräs EDGY:ä soveltava liiketoiminnan kehittämisen menetelmä, katso tarkemmin täältä: Enterprise Wheel.

Asiakaspolusta operatiiviseen toimintaan

Palvelumuotoilun ja arkkitehtuurin yhteistyössä erityisen hyödyllistä on asiakkaan näkökulman yhdistäminen organisaation operatiiviseen toimintaan.

Asiakaspolku (Customer Journey) kuvaa asiakkaan etenemistä ja kokemuksia hänen pyrkiessään saavuttamaan tavoitteensa. Palvelumalli (Service Blueprint) täydentää asiakaspolkua kuvaamalla, miten organisaation toiminta mahdollistaa asiakkaan palvelukokemuksen.

Kyvykkyydet (Capabilities) kuvaavat, mitä organisaation on pystyttävä tekemään tuottaakseen palveluita ja tuotteita. Kyvykkyydet toteutuvat ihmisten, prosessien ja resurssien, kuten tietojen ja järjestelmien, avulla.

Päästä-päähän-arvovirrat (Value Streams) ja prosessit puolestaan auttavat ymmärtämään, miten toiminta etenee yli kyvykkyys- ja organisaatiorajojen asiakkaalle tuotettavaksi arvoksi. Näin voidaan yhdistää asiakkaan tarpeet ja kokemukset organisaation toimintaan ja rakenteeseen. Kun nämä elementit ja niiden väliset suhteet tunnetaan, voidaan tarkastella esimerkiksi sitä, mitkä kyvykkyydet osallistuvat tietyn asiakaspolun toteuttamiseen tai mihin palveluihin tietyn järjestelmän muutos vaikuttaa.

Kyse ei ole vain erillisten kuvausten yhdistämisestä, vaan yhteisen kokonaiskuvan muodostamisesta.

Lisätietoa: EDGY-pikaopas ja Organisaation toiminnan ja rakenteen käsitteet.

Tekoälyavusteinen mallinnus – tuottavuusvoltti, ei vain tuottavuusloikka

Tekoäly muuttaa merkittävästi tapaa, jolla organisaation toimintaa ja rakennetta kuvataan, analysoidaan ja kehitetään. Painopiste siirtyy kaavioiden tuottamisesta ja ylläpitämisestä rakenteisen tiedon hyödyntämiseen. Tämä mahdollistaa kokonaisarkkitehtuurin uudistumisen entistä kevyemmäksi, saavutettavammaksi ja liiketoimintalähtöisemmäksi käytännöksi.

Katso tarkemmin: AI-avusteinen mallinnus arkkitehtuurityön tukena.

Miksi EDGY sopii tekoälyaikaan?

EDGY on yksinkertainen, mutta ilmaisuvoimainen kuvauskieli, jonka avulla voidaan kuvata organisaation toimintaa ja rakennetta eri näkökulmista. Sen pieni ja selkeä elementtijoukko sekä yhtenäinen käsitteistö tekevät siitä helposti ymmärrettävän niin ihmisille kuin tekoälylle.

EDGYn erityinen vahvuus tekoälyaikakaudella on sen yksinkertaisuuden ja ilmaisuvoiman yhdistelmä. Se tarjoaa riittävän rakenteen organisaation kokonaisuuden kuvaamiseen ilman raskaiden kuvauskielten monimutkaisuutta. Samalla se toimii yhteisenä kielenä liiketoiminnan kehittäjille, palvelumuotoilijoille, arkkitehdeille ja tekoälylle.

Tekoäly voi auttaa tunnistamaan kuvattavia elementtejä ja niiden välisiä suhteita, täydentämään kuvauksia sekä analysoimaan organisaation toimintaa ja rakennetta. EDGYn yhtenäinen käsitteistö helpottaa tätä, kunhan kuvaukset tallennetaan rakenteisessa ja koneluettavassa muodossa.

Yksi tietopohja, monta näkymää

Tekoälyaikakaudella kokonaisarkkitehtuurin painopiste siirtyy kaavioista tietoon. Keskeistä ei ole yksittäisten kaavioiden tuottaminen ja ylläpitäminen, vaan organisaation toimintaa ja rakennetta kuvaava yhteinen tietopohja.

Kuvauskantaan tallennetaan organisaation elementit, kuten palvelut, asiakaspolut, prosessit, kyvykkyydet, tiedot ja järjestelmät sekä niiden väliset suhteet. Samasta tietopohjasta voidaan muodostaa eri tarkoituksiin tarvittavia näkymiä ja visualisointeja ilman, että jokaista kaaviota ylläpidetään erikseen.

Tekoälyn avulla tietopohjasta voidaan esimerkiksi tunnistaa riippuvuuksia, analysoida muutosten vaikutuksia ja muodostaa kokonaiskuvia organisaation toiminnasta ja rakenteesta. Näin kuvaukset eivät ole vain dokumentaatiota, vaan aktiivisesti hyödynnettävää tietoa liiketoiminnan kehittämisen ja päätöksenteon tueksi.

Kohti tekoälyaikakauden kokonaisarkkitehtuuria

Kokonaisarkkitehtuurityö on pitkään keskittynyt kaavioihin, mallinnuskieliin ja erikoistuneisiin työkaluihin. Tekoälyaikana huomio siirtyy itse tietoon. Ehkä tulevaisuuden kokonaisarkkitehtuuri ei olekaan kokoelma kaavioita tai arkkitehtien ylläpitämä repositorio. Ehkä se on organisaation yhteinen tietografi – digitaalinen kaksonen, jota koko organisaatio käyttää ja jota tekoäly auttaa ymmärtämään. Silloin kysymys ei enää ole siitä, mikä mallinnuskieli tai työkalu on paras. Kysymys on siitä, kuinka hyvin organisaatio ymmärtää omat kyvykkyytensä, arvovirtansa ja niiden väliset riippuvuudet. Juuri siitä syntyy kyky johtaa muutosta, hyödyntää tekoälyä ja kehittää toimintaa kokonaisuutena.

Tekoäly ja EDGY:n kaltainen yksinkertainen kuvauskieli haastavat perinteisten, raskaiden kokonaisarkkitehtuurivälineiden tarpeellisuuden. Organisaatiot eivät välttämättä tarvitse monimutkaisia, vain pienen asiantuntijajoukon käyttämiä välineitä, vaan yhteisen, helposti ylläpidettävän ja koneluettavan kuvauskannan.

Alkuun voi riittää jopa Excel-pohjainen ratkaisu, jossa elementit ja niiden väliset suhteet tallennetaan rakenteisesti. Tarpeiden kasvaessa tietopohjaa voidaan kehittää esimerkiksi graafitietokannaksi, joka soveltuu monimutkaisten riippuvuuksien hallintaan ja analysointiin. Suurissa organisaatioissa tarvitaan lisäksi tiedon laadun, käyttöoikeuksien, versionhallinnan ja integraatioiden hallintaa.

Tämä ei tarkoita, että kaikki perinteiset kokonaisarkkitehtuurivälineet kävisivät tarpeettomiksi. Sen sijaan niiden rooli ja lisäarvo on arvioitava uudelleen.

Arvo ei synny välineestä tai kaavioiden määrästä,
vaan siitä, miten organisaation toimintaa ja rakennetta koskevaa tietoa
voidaan hyödyntää kehittämisessä ja päätöksenteossa.

Parhaimmillaan tekoäly tekee kokonaisarkkitehtuurista koko organisaation yhteisen, helposti lähestyttävän ja jatkuvasti hyödynnettävän tietopohjan. Tällöin kokonaisarkkitehtuuri ei enää näyttäydy erillisenä dokumentointitehtävänä, vaan olennaisena osana liiketoiminnan kehittämistä.

Miten yhteistyö kannattaa aloittaa?

Palvelumuotoilun ja kokonaisarkkitehtuurin yhteistyön aloittaminen ei edellytä organisaatiouudistusta, uusia rooleja tai raskasta kehittämishanketta. Alkuun pääsee hyödyntämällä jo olemassa olevia osaajia, menetelmiä ja välineitä. Yhteistyö kannattaa aloittaa pienesti ja käytännönläheisesti. Valitaan jokin ajankohtainen kehittämistarve ja käsitellään sitä yhdessä.

1. Muodostetaan ydinpari. Palvelumuotoilija ja liiketoiminta-arkkitehti aloittavat yhteistyön. Mukaan kutsutaan kehittämiskohteen omistaja ja tarvittavat asiantuntijat.
2. Valitaan todellinen kehittämistarve. Esimerkiksi asiakaspalvelun ongelma, palveluprosessin uudistaminen tai uusi liiketoiminnallinen mahdollisuus.
3. Muodostetaan yhteinen ymmärrys. Tarkastellaan tarvetta strategian, asiakkaan ja operatiivisen toiminnan näkökulmista. Selvitetään syyt, tavoitteet, vaikutukset ja riippuvuudet.
4. Laaditaan kevyt konseptikuvaus. Hyödynnetään tarvittavia palvelumuotoilun ja arkkitehtuurin menetelmiä sekä EDGY-kuvauksia. Tekoälyä käytetään visualisoinnin ja analysoinnin tukena.
5. Viedään kehittämiskohde eteenpäin. Konsepti arvioidaan, priorisoidaan ja ohjataan toteutukseen. Seurataan, saavutetaanko tavoitellut lopputulokset.

Yhteistyön käynnistyttyä toimintaa voidaan kehittää vähitellen. Esimerkiksi säännöllinen viikoittainen tapaaminen ja yhteinen Kanban-taulu voivat riittää alkuun. Tärkeää on, että yhteistyö ei jää yksittäiseksi kokeiluksi, vaan siitä muodostuu luonteva osa organisaation kehittämisen toimintamallia.

Mitä yhteistyö muuttaa käytännössä?

Yhteistyömallin käyttöönotto muuttaa ennen kaikkea sitä, miten kehittämistarpeisiin suhtaudutaan:

• Sen sijaan, että eri osaajaryhmät käsittelevät samaa tarvetta erikseen ja peräkkäin, tarvetta tarkastellaan yhdessä heti alusta asti.
• Sen sijaan, että kehittäminen aloitetaan suoraan ratkaisusta, selvitetään ensin ongelma ja sen todelliset syyt.
• Sen sijaan, että arkkitehtuuria kuvataan varmuuden vuoksi, tuotetaan vain tarvittavat kuvaukset todellisten kehittämistarpeiden tueksi.

Ja sen sijaan, että asiantuntijoiden aikaa kuluu kaavioiden piirtämiseen ja ylläpitämiseen, hyödynnetään tekoälyä visualisoinnissa ja keskitytään yhteiseen suunnitteluun.

Raadollinen tilanne on usein ollut jotain tämän kaltaista: sekä palvelumuotoilu että kokonaisarkkitehtuuri ovat kärsineet siitä, että ne on nähty organisaatioissa irrallisina, toisinaan jopa turhina siiloina. Muotoilijat ”tarralappujen liimailijoina” ja arkkitehdit ”norsunluutornin dokumentoijina”. Ratkaisuna on Enterprise Design, joka yhdistää muotoilu- ja systeemiajattelun yhteisen lähestymistavan ja EDGY-kielen sekä moniammatillisen yhteistyön avulla.

Mitä yhteistyöllä saavutetaan?

Palvelumuotoilun ja kokonaisarkkitehtuurin yhteistyöllä voidaan saavuttaa merkittäviä hyötyjä sekä asiakkaille että organisaatiolle.

Parempia palveluita ja tuotteita. Asiakastarpeet ja -kokemus huomioidaan kehittämisessä alusta asti. Ratkaisut suunnitellaan vastaamaan todellisiin tarpeisiin.

Tehokkaampaa operatiivista toimintaa. Organisaation prosessit, kyvykkyydet, tiedot ja järjestelmät suunnitellaan tukemaan asiakkaalle tuotettavaa arvoa.

Kokonaisvaltaisempia ratkaisuja. Kehittämistarpeiden syyt, vaikutukset, riippuvuudet ja riskit tunnistetaan ennen toteutusta. Näin voidaan välttää osaoptimointia ja päällekkäistä kehittämistä.

Parempia kehittämispäätöksiä. Kehittämiskohteita voidaan arvioida ja vertailla yhteisin perustein. Päätöksenteko perustuu kokonaiskuvaan eikä vain yksittäisen osaamisalueen näkemykseen.

Sujuvampaa yhteistyötä ja yhdessä oppimista. Eri osaajaryhmät oppivat toisiltaan ja muodostavat yhteistä ymmärrystä. Yhteistyö vahvistaa organisaation kykyä uudistua.

Tuottavampaa kehittämistä. Yhteiset käsitteet, kuvaustavat ja tekoälyavusteinen mallinnus vähentävät turhaa työtä ja nopeuttavat suunnittelua.

Hyödyt eivät kuitenkaan synny pelkästään yhteistyömallin käyttöönotosta tai uuden kuvauskielen oppimisesta. Ne syntyvät siitä, että organisaatio alkaa kehittää toimintaansa kokonaisvaltaisemmin ja asiakaslähtöisemmin. Lopulta yhteistyön arvo näkyy asiakkaiden kokemuksissa ja organisaation operatiivisen toiminnan tuloksissa.

Yhteenveto – uusi tapa yhdistää olemassa olevat asiat

Palvelumuotoilu ja kokonaisarkkitehtuuri ovat molemmat tärkeitä organisaation liiketoiminnan kehittämisessä. Ne tarkastelevat samaa kokonaisuutta eri näkökulmista, ja juuri siksi ne täydentävät toisiaan. Palvelumuotoilu tuo kehittämiseen asiakasymmärryksen ja muotoiluajattelun. Kokonaisarkkitehtuuri tuo organisaation toiminnan ja rakenteen ymmärryksen sekä systeemiajattelun.

Enterprise Design yhdistää nämä näkökulmat kokonaisvaltaiseksi, ihmiskeskeiseksi lähestymistavaksi. EDGY tarjoaa yhteisen kielen, jonka avulla eri osaajaryhmät voivat suunnitella ja kuvata organisaation toimintaa yhdessä.

Yhteistyömalli tuo tämän käytäntöön. Kehittämistarpeet käsitellään moniammatillisesti heti kehittämisprosessin alussa, jolloin huomioidaan liiketoiminnan tavoitteet, asiakkaiden tarpeet ja operatiivisen toiminnan toteutettavuus.

Tekoälyavusteinen mallinnus tuo kokonaisuuteen vielä uuden ulottuvuuden. Se mahdollistaa organisaation toiminnan ja rakenteen tietojen hyödyntämisen ja visualisoinnin aiempaa huomattavasti tehokkaammin.

Kyseessä on uusi tapa yhdistää olemassa olevat asiat.

Mitään hyväksi todettua menetelmää, osaamista tai välinettä ei tarvitse hylätä. Palvelumuotoilu säilyy palvelumuotoiluna ja kokonaisarkkitehtuuri kokonaisarkkitehtuurina. Niitä vain sovelletaan yhdessä. Ainoa, mistä kannattaa luopua, on turha ja tarpeeton työ: päällekkäinen dokumentointi, erillään toimivat osaajat, siiloutuneet toimintatavat sekä kehittämisen katkeaminen muotoilun ja arkkitehtuurin välillä. Tavoitteena ei ole enemmän arkkitehtuuria tai enemmän palvelumuotoilua. Tavoitteena on parempaa liiketoiminnan kehittämistä.

Parempia palveluita ja tuotteita.
Parempaa asiakaskokemusta.
Tehokkaampaa operatiivista toimintaa.

Yhdessä enemmän kuin erillään.

__________

Lue lisää:

• Liiketoiminnan kehittäminen
• Liiketoiminnan kehittämisen yhteistyömalli
• Palvelumuotoilua ja arkkitehtuuria
• Enterprise Design – liiketoiminnan muotoilu
• Kokonaisarkkitehtuurin uudistuminen
• AI-avusteinen mallinnus arkkitehtuurityön tukena
• Organisaation toiminnan ja rakenteen käsitteet
• EDGY pikaopas
• Liiketoiminnan kyvykkyydet

__________

— Eero Hosiaisluoma